Dịch vụ tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài

Dịch vụ tư vấn thuế cho văn phòng đại diện nước ngoài của Luật 7S dành cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, nơi không phát sinh thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng nhưng vẫn phải đăng ký mã số thuế, khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện, nhân viên, đóng bảo hiểm xã hội và nộp báo cáo hoạt động hằng năm. Luật 7S rà soát nghĩa vụ, lập lịch tuân thủ, kê khai định kỳ và đại diện làm việc với cơ quan thuế để văn phòng hoạt động đúng quy định.

1. Dịch vụ tư vấn thuế phù hợp với văn phòng đại diện nào

Dịch vụ phù hợp khi văn phòng đại diện đang ở một trong các tình huống sau:

a) Văn phòng đại diện mới được cấp phép cần đăng ký mã số thuế, mở tài khoản, đăng ký lao động và thiết lập lịch kê khai ngay từ đầu;

b) Trưởng đại diện là người nước ngoài có thu nhập trả tại Việt Nam và tại nước ngoài, cần xác định tình trạng cư trú, thu nhập chịu thuế và áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần;

c) Văn phòng có nhân viên Việt Nam và nước ngoài cần khấu trừ, kê khai thuế thu nhập cá nhân theo quý, quyết toán năm và đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp;

d) Văn phòng bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình về chi phí do công ty mẹ chuyển sang, thu nhập của trưởng đại diện hoặc nghi ngờ hoạt động sinh lợi trực tiếp;

e) Công ty mẹ cần báo cáo tuân thủ bằng tiếng Anh về toàn bộ nghĩa vụ thuế, lao động và báo cáo hành chính của văn phòng tại Việt Nam.

2. Phạm vi công việc

Luật 7S thực hiện các công việc sau theo yêu cầu của văn phòng đại diện:

a) Rà soát nghĩa vụ thuế và lao động của văn phòng đại diện theo giấy phép thành lập, số lao động, cơ cấu thu nhập; lập lịch tuân thủ cả năm;

b) Đăng ký và cập nhật thông tin thuế đăng ký mã số thuế của văn phòng, mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc cho người lao động, tài khoản giao dịch thuế điện tử;

c) Tư vấn thuế thu nhập cá nhân xác định cá nhân cư trú, không cư trú; thu nhập chịu thuế, các khoản được trừ, giảm trừ gia cảnh theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15; áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần;

d) Kê khai và quyết toán tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quý, quyết toán thuế năm cho văn phòng và ủy quyền quyết toán cho người lao động;

e) Bảo hiểm xã hội và lao động đăng ký tham gia, báo tăng giảm lao động, hồ sơ hưởng chế độ; tư vấn hợp đồng lao động của trưởng đại diện và nhân viên;

f) Báo cáo hoạt động và giải trình lập báo cáo hoạt động hằng năm gửi cơ quan cấp phép trước ngày 30 tháng 01 theo Nghị định số 07/2016/NĐ-CP; đại diện làm việc, giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.

Công việc không thuộc phạm vi dịch vụ và được báo phí riêng: thành lập, điều chỉnh, gia hạn giấy phép văn phòng đại diện; giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho trưởng đại diện; kê khai thuế thu nhập cá nhân tại nước ngoài; dịch vụ kế toán cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài.

3. Quy trình thực hiện

Bước 1. Tiếp nhận thông tin: văn phòng cung cấp giấy phép thành lập, danh sách nhân sự, hợp đồng lao động, bảng lương và các tờ khai đã nộp; Luật 7S đánh giá tình trạng tuân thủ trong 02 ngày làm việc.

Bước 2. Báo phí và ký hợp đồng: Luật 7S gửi thư báo phí theo gói kê khai định kỳ hoặc theo giờ tư vấn; hai bên ký hợp đồng dịch vụ.

Bước 3. Thiết lập hồ sơ: Luật 7S đăng ký hoặc cập nhật mã số thuế, tài khoản thuế điện tử, bảo hiểm xã hội; lập lịch tuân thủ và danh mục tài liệu cần cung cấp hằng tháng.

Bước 4. Kê khai định kỳ: Luật 7S lập và nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo quý, hồ sơ bảo hiểm xã hội theo phát sinh; gửi xác nhận nộp tờ khai cho văn phòng và công ty mẹ.

Bước 5. Quyết toán và báo cáo năm: Luật 7S lập hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, báo cáo hoạt động gửi cơ quan cấp phép và báo cáo tuân thủ bằng tiếng Anh cho công ty mẹ (nếu có yêu cầu).

4. Thời gian làm việc và kết quả bàn giao

Luật 7S làm việc trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu, 8h30 đến 17h30, và bám sát các thời hạn kê khai theo Luật Quản lý thuế: tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo quý, quyết toán thuế năm, báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện trước ngày 30 tháng 01 hằng năm. Lịch cụ thể được gửi cho văn phòng ngay sau khi ký hợp đồng.

Kết quả bàn giao gồm: tờ khai và thông báo chấp nhận của cơ quan thuế; bảng tính thuế thu nhập cá nhân từng kỳ; chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động; hồ sơ bảo hiểm xã hội; báo cáo hoạt động hằng năm; thư tư vấn bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh đối với các vấn đề thuế phát sinh. Luật 7S chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ lập trên cơ sở số liệu văn phòng cung cấp.

5. Phí dịch vụ tư vấn thuế cho văn phòng đại diện

Phí tư vấn thuế tính theo giờ làm việc, dao động trong khoảng 500.000 – 2.500.000 VNĐ/giờ tùy cấp bậc nhân sự; gói kê khai thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội định kỳ dao động trong khoảng 1.500.000 – 3.000.000 VNĐ/tháng tùy số lao động. Mức phí cụ thể được Luật 7S đề xuất riêng, căn cứ các yếu tố sau:

Lưu ý: Phí dịch vụ chưa bao gồm 8% thuế GTGT, tiền thuế, tiền bảo hiểm phải nộp, tiền chậm nộp hoặc phạt vi phạm (nếu có) và chi phí đi lại ngoài tỉnh.

Để nhận thư báo phí phù hợp, Quý khách vui lòng liên hệ hotline 0877 523 888 hoặc email lienhe@7slaw.vn

6. Thông tin văn phòng đại diện cần cung cấp

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện; giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế; hộ chiếu, giấy phép lao động, thẻ tạm trú của trưởng đại diện và nhân viên nước ngoài; hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi trả thu nhập; các tờ khai, chứng từ nộp thuế và hồ sơ bảo hiểm xã hội đã thực hiện; sao kê tài khoản của văn phòng; thông tin về thu nhập do công ty mẹ chi trả tại nước ngoài.

7. Cơ sở pháp lý

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động theo Luật Thương mại số 36/2005/QH11 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ; văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam và phải gửi báo cáo hoạt động của năm trước đến cơ quan cấp phép trước ngày 30 tháng 01 hằng năm.

Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện và người lao động thực hiện theo Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 ngày 10/12/2025 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Luật số 04/2007/QH12 và các luật sửa đổi; biểu thuế lũy tiến rút còn 05 bậc, mức giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng đối với mỗi người phụ thuộc); Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 ngày 10/12/2025 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, thay thế Luật số 38/2019/QH14) về đăng ký, kê khai, quyết toán thuế; các hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và nước nơi thương nhân nước ngoài đặt trụ sở.

Từ ngày 01/01/2026, việc thu, nộp lệ phí môn bài chấm dứt theo Điều 10 Nghị quyết số 198/2025/QH15 của Quốc hội. Việc tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài tại văn phòng đại diện thực hiện theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) và các văn bản hướng dẫn.

8. Năng lực của Luật 7S

Dịch vụ được cung cấp bởi Công ty Luật TNHH 7S, hoạt động theo Giấy đăng ký hoạt động số 01022306/TP/ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp, phối hợp với bộ phận kế toán thuế của hệ thống Luật 7S. Luật 7S có văn phòng tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, thường xuyên thành lập và hỗ trợ tuân thủ cho văn phòng đại diện của thương nhân Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore và châu Âu; làm việc bằng tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Trung. Luật sư phụ trách: Luật sư Nguyễn Hữu Hiệp, Giám đốc Công ty Luật TNHH 7S.

Văn phòng đại diện có thể tham khảo thêm dịch vụ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, giấy phép lao động cho trưởng đại diện, thẻ tạm trú, tư vấn pháp luật thuế cho công ty có vốn đầu tư nước ngoài và các vụ việc tiêu biểu của Luật 7S.

9. Câu hỏi thường gặp

a) Văn phòng đại diện có phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng không?

Không, nếu văn phòng chỉ thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại theo giấy phép và không có hoạt động sinh lợi trực tiếp. Nếu văn phòng ký hợp đồng, thu tiền hoặc cung cấp dịch vụ, cơ quan thuế có thể xác định nghĩa vụ thuế như một cơ sở thường trú; Luật 7S rà soát để tránh rủi ro này.

b) Thu nhập của trưởng đại diện do công ty mẹ trả ở nước ngoài có phải kê khai tại Việt Nam không?

Nếu trưởng đại diện là cá nhân cư trú tại Việt Nam thì thu nhập toàn cầu, kể cả phần trả ở nước ngoài, thuộc diện kê khai thuế thu nhập cá nhân tại Việt Nam, có xét đến hiệp định tránh đánh thuế hai lần và số thuế đã nộp ở nước ngoài. Cá nhân không cư trú chỉ kê khai thu nhập phát sinh tại Việt Nam.

c) Văn phòng đại diện có phải nộp lệ phí môn bài không?

Từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài được bãi bỏ theo Nghị quyết số 198/2025/QH15 nên văn phòng không phải nộp khoản này.

d) Người lao động nước ngoài tại văn phòng có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ các trường hợp được loại trừ theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15. Luật 7S kiểm tra từng trường hợp cụ thể.

10. Liên hệ Luật 7S

CÔNG TY LUẬT TNHH 7S Địa chỉ: Tầng 1-2, Lô E2, đường Mạc Thái Tổ, phường Yên Hòa, Thành phố Hà Nội Hotline: 0877 523 888 | Email: lienhe@7slaw.vn Gửi yêu cầu trực tuyến tại trang liên hệ.