Gia hạn giấy phép lao động năm 2026: Hồ sơ, thời hạn, chi phí và mức phạt

Cập nhật: 10/11/2026

(Luat7s.com) – Giấy phép lao động của người lao động nước ngoài chỉ được gia hạn một lần, tối đa 02 năm, và hồ sơ phải nộp khi giấy phép còn thời hạn. Hiện nay, thủ tục áp dụng theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP; từ ngày 05/12/2026, Nghị định số 393/2026/NĐ-CP thay thế và thay đổi khung nộp hồ sơ, thời hạn giải quyết. Đáng chú ý, từ ngày 10/9/2026, doanh nghiệp để người lao động nước ngoài làm việc với giấy phép đã hết hạn có thể bị phạt đến 150 triệu đồng theo Nghị định số 283/2026/NĐ-CP.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây so sánh quy định gia hạn đang áp dụng và quy định từ ngày 05/12/2026; từng nội dung được phân tích ở các mục tiếp theo.

1. Giấy phép lao động được gia hạn trong trường hợp nào

Không phải giấy phép lao động nào sắp hết hạn cũng được gia hạn. Gia hạn chỉ dành cho trường hợp đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Người lao động nước ngoài tiếp tục làm đúng công việc cũ, cho đúng người sử dụng lao động cũ;

b) Giấy phép lao động còn thời hạn[2]Khoản 4 Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP (thành phần hồ sơ gia hạn).“Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.”;

c) Giấy phép chưa từng được gia hạn.[3]Khoản 3 Điều 20 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.“Đối với người lao động nước ngoài đã được gia hạn giấy phép lao động có nhu cầu tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động.”

Thời hạn được gia hạn tính theo căn cứ làm việc (hợp đồng lao động, văn bản cử sang, hợp đồng dịch vụ…), nhưng tối đa 02 năm.[4]Điều 29 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.“Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định này nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.” Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp xác định đúng thủ tục theo từng tình huống.

Cần lưu ý, cấp lại và gia hạn là hai thủ tục khác nhau. Nộp nhầm thủ tục là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả và trễ hạn.

2. Thời điểm nộp hồ sơ và thời hạn giải quyết

Điểm doanh nghiệp hay bỏ lỡ là khung nộp hồ sơ: nộp quá sớm hay quá muộn đều không đúng quy định. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ nộp trong khoảng từ 45 ngày đến 10 ngày trước khi giấy phép hết hạn; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.[5]Khoản 3 Điều 28 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.“Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.”

Thẩm quyền gia hạn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài làm việc[6]Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.“Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc cho người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.”; hồ sơ được nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia[7]Khoản 1 Điều 6 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.“Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.”, hoặc trực tiếp, qua bưu chính công ích, qua dịch vụ, ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, doanh nghiệp đăng nhập bằng mã định danh của tổ chức để nộp trực tuyến, nên cần chuẩn bị sẵn tài khoản này.

Chẳng hạn, giấy phép lao động hết hạn ngày 30/11/2026 thì hồ sơ phải nộp trong khoảng từ 16/10/2026 (45 ngày trước) đến chậm nhất 20/11/2026 (10 ngày trước). Nếu đến ngày 10/11/2026 doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn bị, chỉ còn 10 ngày để hoàn thiện hồ sơ.

Từ ngày 05/12/2026, khung nộp hồ sơ được mở rộng và thời hạn giải quyết rút ngắn còn 05 ngày làm việc.[8]Theo thông tin của Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai về Nghị định số 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026, có hiệu lực từ ngày 05/12/2026. Với giấy phép hết hạn sau mốc này, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định chuyển tiếp của Nghị định 393/2026/NĐ-CP để xác định hồ sơ áp dụng quy định nào. Trường hợp cơ quan không chấp thuận nhu cầu hoặc không gia hạn, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do; văn bản này là cơ sở để doanh nghiệp bổ sung hoặc chuyển sang phương án khác.

3. Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gia hạn gọn hơn hồ sơ cấp mới, nhưng vẫn có hai giấy tờ cần nhiều thời gian chuẩn bị: giấy khám sức khỏe và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc.[9]Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực, trừ trường hợp được miễn.[10]Điều 5 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Riêng khâu này thường mất nhiều tuần; xem thêm bài hợp pháp hóa, Apostille giấy tờ xin giấy phép lao động.

Theo thông tin Sở Nội vụ Đồng Nai, từ ngày 05/12/2026 hồ sơ gia hạn không còn yêu cầu giấy khám sức khỏe. Tuy nhiên, giấy phép hết hạn trước khoảng ngày 21/12/2026 không còn đủ 10 ngày làm việc tính từ ngày 05/12/2026 (thứ Bảy) để nộp theo quy định mới, nên doanh nghiệp cần nộp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, kèm giấy khám sức khỏe.

4. Chi phí gia hạn giấy phép lao động năm 2026

Không có một mức lệ phí gia hạn chung cho cả nước. Lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định, nên mức thu ở Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh hay các tỉnh khác có thể khác nhau.[11]Thủ tục 1.014201 Gia hạn giấy phép lao động trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; Hệ thống thông tin thủ tục hành chính thành phố Huế (mục phí, lệ phí). Tổng chi phí thực tế của một hồ sơ thường gồm:

a) Lệ phí gia hạn theo nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh nơi nộp hồ sơ;

b) Chi phí khám sức khỏe (nếu hồ sơ còn yêu cầu);

c) Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, chứng thực giấy tờ nước ngoài (nếu có);

d) Phí dịch vụ luật sư, nếu doanh nghiệp thuê đơn vị thực hiện.

Trên thực tế, chi phí lớn nhất thường không nằm ở lệ phí mà ở rủi ro hồ sơ bị trả sát hạn, khi doanh nghiệp không còn đủ thời gian để nộp lại trong khung luật định.

5. Mức phạt khi để giấy phép lao động hết hạn

Từ ngày 10/9/2026, mức phạt áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cả người lao động nước ngoài và doanh nghiệp đều bị xử phạt.

Mức phạt của doanh nghiệp trong bảng đã nhân 02 lần mức quy định cho cá nhân tại khoản 5 Điều 13 (30–45, 45–60 và 60–75 triệu đồng)[13]Khoản 5 Điều 13 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP.“Từ 30.000.000 đồng đến 45.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người; Từ 45.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 20 người; Từ 60.000.000 đồng đến 75.000.000 đồng đối với vi phạm từ 21 người trở lên.”, theo nguyên tắc mức phạt tổ chức bằng 02 lần mức phạt cá nhân.[14]Khoản 1 Điều 7 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP.“Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.” Xem thêm các mức phạt liên quan trong bài không có giấy phép lao động bị phạt bao nhiêu.

6. Quy trình gia hạn giấy phép lao động

Trình tự dưới đây giúp hồ sơ được nộp đúng khung thời gian và hạn chế bị trả lại.

7. Đánh giá tác động và lưu ý (nhận định của Luật 7S)

7.1. Rủi ro pháp lý

Rủi ro lớn nhất là để giấy phép hết hạn trong khi người lao động vẫn làm việc. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ bị phạt theo số người vi phạm mà còn mất quyền gia hạn, phải làm lại thủ tục cấp mới với hồ sơ đầy đủ hơn. Người lao động còn có thể bị trục xuất, gây gián đoạn vị trí quản lý hoặc chuyên gia then chốt.

7.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Mỗi nhóm doanh nghiệp chịu tác động khác nhau:

a) Doanh nghiệp có nhiều nhân sự nước ngoài với ngày hết hạn rải rác: dễ bỏ sót và chịu khung phạt cao hơn khi vi phạm từ 11 người trở lên;

b) Doanh nghiệp có giấy phép hết hạn trong tháng 12/2026: cần chọn đúng quy định áp dụng giữa Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Nghị định 393/2026/NĐ-CP;

c) Doanh nghiệp có chuyên gia đã gia hạn một lần: không thể gia hạn tiếp, cần chuẩn bị hồ sơ cấp giấy phép mới từ sớm.

7.3. Khuyến nghị

7SLAW khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện theo thứ tự sau:

a) Rà soát ngay các giấy phép hết hạn trước ngày 31/12/2026 và xác định quy định áp dụng cho từng trường hợp;

b) Chuẩn bị giấy tờ cần hợp pháp hóa trước ít nhất 60 ngày;

c) Nộp hồ sơ sớm trong khung cho phép, không đợi sát mốc 10 ngày;

d) Gắn lịch gia hạn giấy phép lao động với lịch gia hạn thẻ tạm trú để người lao động cư trú và làm việc hợp pháp liên tục.

8. Ví dụ tình huống

Tình huống dưới đây thường gặp ở doanh nghiệp có nhóm kỹ sư nước ngoài.

Công ty C có 03 kỹ sư nước ngoài, giấy phép hết hạn từ cuối tháng trước nhưng vẫn làm việc vì bộ phận nhân sự quên lịch. Khi bị kiểm tra, công ty có thể bị phạt 60–90 triệu đồng; mỗi kỹ sư có thể bị phạt 15–25 triệu đồng và có thể bị trục xuất.

Trường hợp này, giấy phép đã hết hạn nên không còn gia hạn được. Công ty nên tạm dừng việc làm của các kỹ sư cho đến khi có giấy phép mới, làm ngay thủ tục cấp giấy phép lao động và lập lịch nhắc hạn cho toàn bộ nhân sự nước ngoài.

9. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được từ doanh nghiệp về gia hạn giấy phép lao động.

a) Gia hạn giấy phép lao động mất bao lâu?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Từ 05/12/2026, theo thông tin Sở Nội vụ Đồng Nai về Nghị định 393/2026/NĐ-CP, thời hạn này rút còn 05 ngày làm việc; thời gian chuẩn bị giấy khám sức khỏe, hợp pháp hóa giấy tờ cần tính riêng.

b) Chi phí gia hạn là bao nhiêu?

Lệ phí do Hội đồng nhân dân tỉnh nơi nộp hồ sơ quyết định. Ngoài lệ phí còn có chi phí khám sức khỏe, hợp pháp hóa, dịch thuật nếu có.

c) Doanh nghiệp có tự làm được không?

Có thể. Rủi ro thường gặp là nộp ngoài khung 10–45 ngày, nhầm gia hạn với cấp lại, hoặc giải trình nhu cầu sơ sài; hồ sơ bị trả khi giấy phép sắp hết hạn có thể khiến người lao động phải ngừng làm việc.

d) Giấy phép đã hết hạn rồi thì sao?

Không gia hạn được nữa, vì hồ sơ gia hạn đòi giấy phép còn thời hạn. Doanh nghiệp phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động; nếu người lao động vẫn làm việc khi chưa có giấy phép mới, cả doanh nghiệp và người lao động đều có thể bị xử phạt.

e) Gia hạn giấy phép có cần gia hạn thẻ tạm trú không?

Thẻ tạm trú, thị thực có thời hạn riêng. Sau khi gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp cần kiểm tra và làm thủ tục cho thẻ tạm trú; xem thêm bài thị thực lao động LĐ1, LĐ2.

Tác giả: Trần Huyền Trang

Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Xem thêm: Dịch vụ giấy phép lao động; Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài 2026; Thị thực lao động LĐ1, LĐ2; Không có giấy phép lao động bị phạt bao nhiêu.

Bài viết tổng hợp quy định pháp luật tại ngày cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn – Gửi yêu cầu tư vấn