Hợp pháp hóa, Apostille bằng cấp và lý lịch tư pháp để xin giấy phép lao động 2026

Cập nhật: 15/10/2026

(Luat7s.com) – Bằng đại học, phiếu lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực trước khi đưa vào hồ sơ giấy phép lao động. Từ 11/9/2026, Apostille thay cho hợp pháp hóa với giấy tờ của nước thành viên Công ước. Công ty Luật TNHH 7S hướng dẫn con đường cho từng loại giấy tờ.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây tóm tắt yêu cầu với từng loại giấy tờ; từng nội dung được phân tích ở các mục tiếp theo. Bài viết chỉ bàn về giấy tờ đầu vào; thủ tục cấp giấy phép lao động nói chung được trình bày tại bài giấy phép lao động cho người nước ngoài.

1. Giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ giấy phép lao động phải qua chứng nhận gì

Trước hết, khoản 1 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 quy định các giấy tờ trong hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động “nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự”, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước cấp là thành viên, theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật. Khoản 2 Điều 5 quy định tiếp: “Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.” Nếu giấy tờ là bản sao thì phải được đối chiếu với bản gốc trước khi dịch và chứng thực.

Về mặt pháp lý, Nghị định 219/2025/NĐ-CP chưa được sửa để ghi từ “Apostille”. Tuy nhiên, Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP (hiệu lực 11/9/2026) quy định giấy tờ công của quốc gia thành viên đã có Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào. Điểm miễn “theo quy định của pháp luật” tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP vì thế bao gồm trường hợp Apostille. Giấy tờ từ Đức, Áo, Cộng hòa Séc (ba nước đã phản đối việc Việt Nam gia nhập, theo thông báo trên hcch.net) và từ nước ngoài Công ước vẫn hợp pháp hóa lãnh sự. Cách xác định theo từng nước xem bài Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Cách xác định theo nước cấp giấy tờ.

Về cơ quan và thời hạn, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động làm việc cấp giấy phép lao động và có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn (Điều 4 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Hồ sơ nộp trước ngày dự kiến làm việc ít nhất 10 ngày và không quá 60 ngày tại Trung tâm phục vụ hành chính công; thời hạn giải quyết 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; trường hợp không cấp thì trả lời bằng văn bản nêu lý do (Điều 22).

2. Bốn loại giấy tờ thường gặp và con đường cho từng loại

2.1. Văn bằng, chứng chỉ

Với vị trí chuyên gia, điểm a khoản 3 Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu “Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương” kèm xác nhận của người sử dụng lao động nước ngoài về số năm kinh nghiệm; lao động kỹ thuật và nhà quản lý có yêu cầu riêng tại khoản 2 và khoản 4 cùng điều. Bằng do trường đại học của nước thành viên cấp là giấy tờ công (hoặc bản sao bằng đã được công chứng tại nước cấp) và được cấp Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó: ví dụ Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được ủy quyền tại Hàn Quốc, Nhật Bản; Sở Ngoại vụ bang tại Hoa Kỳ; Văn phòng ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao Trung Quốc ủy quyền tại Trung Quốc. Bằng của Đức, Áo, Séc được chứng nhận tại cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước đó hoặc tại cơ quan ngoại giao nước đó ở Việt Nam, rồi hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

2.2. Phiếu lý lịch tư pháp nước ngoài

Khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích, không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp, không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Phiếu do cơ quan nước ngoài cấp là giấy tờ hành chính, thuộc diện cấp Apostille (Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP liệt kê lý lịch tư pháp). Vì thời hạn 06 tháng tính đến ngày nộp, người lao động nên xin phiếu, xin Apostille và gửi về Việt Nam trong cùng một đợt, tránh để phiếu hết hạn khi chờ chứng nhận. Người nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam có thể xin phiếu lý lịch tư pháp Việt Nam, không cần Apostille hay hợp pháp hóa; Luật 7S hỗ trợ qua dịch vụ làm lý lịch tư pháp.

2.3. Xác nhận kinh nghiệm, quyết định bổ nhiệm, hộ chiếu

Thư xác nhận kinh nghiệm của doanh nghiệp nước ngoài, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động là giấy tờ tư. Để đi đường Apostille, giấy tờ phải được công chứng viên hoặc cơ quan chứng thực của nước cấp xác nhận chữ ký trước; Apostille sẽ cấp cho văn bản công chứng, chứng thực đó (khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP loại trừ giấy tờ tư chưa công chứng, chứng thực). Hộ chiếu chỉ cần còn thời hạn (khoản 3 Điều 18); hình thức bản sao theo quy định về hồ sơ của cơ quan tiếp nhận. Bộ Nội vụ đã lấy ý kiến dự thảo sửa Nghị định 219/2025/NĐ-CP (tháng 5/2026) theo hướng bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực với hộ chiếu; đến ngày 15/10/2026, dự thảo chưa được ban hành trên Báo Điện tử Chính phủ. Quy định hiện hành áp dụng cho đến khi có văn bản mới.

2.4. Giấy khám sức khỏe

Khoản 2 Điều 18 yêu cầu giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp, trừ trường hợp kết quả đã có trên cơ sở dữ liệu y tế quốc gia. Giấy do cơ sở nước ngoài cấp vẫn là giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ và chịu Điều 5; giấy khám sức khỏe cũng là loại giấy tờ hành chính được Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP nêu tên. Trong thực hành, khám tại cơ sở đủ điều kiện ở Việt Nam thường nhanh hơn và tránh khâu chứng nhận, dịch.

3. Dịch và chứng thực sau khi có Apostille hoặc tem hợp pháp hóa

Điểm cần lưu ý là Apostille không xác nhận nội dung (khoản 2 Điều 4 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Giấy tờ không bằng tiếng Việt phải dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực (Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; khoản 2 Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Từ 01/7/2025, Luật Công chứng 46/2024/QH15 bỏ công chứng bản dịch; công chứng viên được chứng thực chữ ký người dịch (điểm c khoản 1 Điều 18), Chủ tịch UBND cấp xã chứng thực chữ ký người dịch theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, hiệu lực 01/11/2025). Bản dịch đã công chứng trước 01/7/2025 vẫn có giá trị (khoản 11 Điều 76 Luật Công chứng). Bản sao từ bản chính giấy tờ nước ngoài chỉ được chứng thực sau khi bản chính đã qua hợp pháp hóa lãnh sự, Apostille hoặc được miễn.

Thứ tự đúng là chứng nhận trước, dịch sau: xin Apostille hoặc hợp pháp hóa trên bản gốc tiếng nước ngoài, rồi mới dịch. Dịch trước rồi mới xin chứng nhận sẽ phải dịch lại, vì tem và nội dung chứng nhận cũng phải được dịch. Luật 7S nhận khâu này qua dịch vụ dịch thuật pháp lý, xác nhận bản dịch.

4. Trình tự chuẩn bị và thời gian cần tính

Từ góc độ triển khai, hồ sơ đi qua năm bước. Bảng dưới đây ghi thời hạn luật định hoặc yếu tố ảnh hưởng ở từng bước.

Hệ quả là toàn bộ các bước 1–5 phải nằm trong cửa sổ 06 tháng của phiếu lý lịch tư pháp (khoản 4 Điều 18). Quy trình cấp Apostille tại Việt Nam cho giấy tờ Việt Nam được trình bày tại bài Apostille tại Việt Nam từ 11/9/2026.

5. Bảng so sánh trước và sau 11/9/2026

Để thấy rõ thay đổi, bảng dưới đây so sánh yêu cầu chứng nhận trước và sau ngày Công ước có hiệu lực với Việt Nam.

6. Lưu ý

6.1. Chế tài và rủi ro

Trước hết, về chế tài, người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp, hoặc dùng giấy đã hết hiệu lực, bị phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng và bị trục xuất (khoản 3, điểm b khoản 6 Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026, hiệu lực 10/9/2026). Người sử dụng lao động vi phạm bị phạt theo số người: từ 30.000.000 đến 45.000.000 đồng với 01–10 người; từ 45.000.000 đến 60.000.000 đồng với 11–20 người; từ 60.000.000 đến 75.000.000 đồng với 21 người trở lên (khoản 5 Điều 13). Hồ sơ bị trả lại vì giấy tờ chưa chứng nhận đúng cách là nguyên nhân phổ biến khiến người lao động bắt đầu làm việc trước khi có giấy phép và rơi vào chế tài này.

Về rủi ro, giấy tờ giả hoặc Apostille bị thu hồi bị từ chối tiếp nhận (Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP) và người đề nghị chịu trách nhiệm (Điều 33); giấy phép lao động cấp trên hồ sơ không trung thực thuộc diện thu hồi theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Ba lý do trả hồ sơ hay gặp: phiếu lý lịch tư pháp quá 06 tháng; bằng cấp nộp bản dịch mà không có chứng nhận trên bản gốc; thư xác nhận kinh nghiệm chưa công chứng ở nước cấp.

6.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Từ đây phát sinh những tác động khác nhau đối với từng nhóm chủ thể:

a) Người lao động từ nước thành viên (Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore, Ấn Độ, Hoa Kỳ, EU trừ Đức, Áo, Séc) có thể hoàn tất chứng nhận trước khi nhập cảnh và bỏ hẳn khâu hợp pháp hóa tại Việt Nam;

b) Người lao động từ Đức, Áo, Séc và nước ngoài Công ước (ví dụ Đài Loan) giữ quy trình cũ;

c) Doanh nghiệp sử dụng lao động nên cập nhật checklist nhân sự theo nước cấp giấy tờ, không theo quốc tịch.

6.3. Khuyến nghị của Luật 7S

Trên cơ sở đó, 7SLAW cho rằng doanh nghiệp và người lao động nên bắt đầu từ phiếu lý lịch tư pháp (vì thời hạn 06 tháng); xin Apostille hoặc chứng nhận tại nước cấp trên bản gốc; dịch và chứng thực tại Việt Nam; kiểm tra lại tình trạng nước cấp trên hcch.net tại thời điểm làm hồ sơ; theo dõi nghị định sửa Nghị định 219/2025/NĐ-CP để điều chỉnh yêu cầu với hộ chiếu và phiếu lý lịch tư pháp khi có hiệu lực.

7. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được từ doanh nghiệp về giấy tờ nước ngoài trong hồ sơ giấy phép lao động.

a) Bằng đại học Hàn Quốc có Apostille còn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Không. Hàn Quốc là nước thành viên không phản đối; bằng có Apostille được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Bằng vẫn phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực bản dịch.

b) Phiếu lý lịch tư pháp xin ở nước ngoài có thể dùng trong bao lâu?

Không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (khoản 4 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP). Thời gian xin Apostille, gửi về Việt Nam, dịch và chứng thực đều phải nằm trong cửa sổ này.

c) Thư xác nhận kinh nghiệm chỉ cần chữ ký công ty cũ có được không?

Không đủ. Thư xác nhận là giấy tờ tư; cần công chứng viên hoặc cơ quan chứng thực của nước cấp xác nhận chữ ký trước, rồi mới xin Apostille hoặc chứng nhận cho văn bản đó.

d) Dịch trước rồi xin Apostille có được không?

Nên tránh. Tem Apostille hoặc tem hợp pháp hóa cũng phải được dịch, nên dịch trước thường phải dịch lại. Thứ tự đúng là chứng nhận trên bản gốc trước, dịch và chứng thực sau.

đ) Bằng cấp của người Đức đã hợp pháp hóa năm 2025 còn dùng được không?

Còn. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 vẫn có giá trị (Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Với giấy tờ Đức, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn là con đường áp dụng sau ngày này.

Tác giả: Trần Huyền Trang

8. Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Bài viết cung cấp thông tin pháp luật tại thời điểm cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể; quy định có thể thay đổi sau ngày cập nhật.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn