Từ 2026, hộ/cá nhân kinh doanh sẽ phải “siết” chứng từ và chuyển khoản với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên để tránh bị loại chi phí khi tính thuế.

B1: Từ năm 2026, doanh nghiệp chi phí trên 5 triệu buộc phải chuyển khoản?

Từ năm 2026, theo dự thảo quy định về thuế đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, điều kiện về hình thức thanh toán trở thành tiêu chí bắt buộc để chi phí được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.

Cụ thể, mọi khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đồng thời đáp ứng hai điều kiện: (i) có chứng từ hợp pháp theo quy định và (ii) đối với khoản chi thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điểm mới đáng chú ý là quy định này không giới hạn trong chi mua hàng hóa, dịch vụ mà được áp dụng cho toàn bộ các khoản chi, bao gồm cả tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản bảo hiểm bắt buộc chi trả cho người lao động làm thuê.

Theo đó, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát sinh khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên nhưng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, thì khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi có giá trị lớn nhằm tăng cường quản lý chi phí, đảm bảo tính minh bạch của dòng tiền và phù hợp với định hướng quản lý thuế đối với khu vực doanh nghiệp.

B2: Từ năm 2026, doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt được không?

Thứ nhất, về hình thức chi trả tiền lương:

Từ năm 2026, pháp luật không có quy định cấm doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động bằng tiền mặt. Doanh nghiệp vẫn được lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp trên cơ sở thỏa thuận với người lao động và điều kiện thực tế của đơn vị.

Thứ hai, về hệ quả thuế đối với khoản lương trả bằng tiền mặt từ 05 triệu đồng trở lên:

Mặc dù không bị cấm về mặt hình thức, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công với giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán bằng tiền mặt, thì khoản chi này có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, do không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế. Việc không được ghi nhận chi phí được trừ sẽ làm tăng thu nhập chịu thuế và phát sinh rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

Thứ ba, về khoản chi dưới 05 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt:

Đối với các khoản chi dưới 05 triệu đồng cho mỗi lần thanh toán, pháp luật thuế không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, doanh nghiệp chi trả bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận, với điều kiện khoản chi này có đầy đủ chứng từ hợp pháp và phản ánh đúng bản chất giao dịch. Và khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, nếu là chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và có đầy đủ chứng từ hợp pháp theo quy định. Trường hợp không đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ, khoản chi này không được chấp nhận là chi phí được trừ, dù giá trị thanh toán dưới 05 triệu đồng.

Tóm lại, doanh nghiệp không bị cấm trả lương bằng tiền mặt, nhưng hình thức thanh toán ảnh hưởng trực tiếp đến việc ghi nhận chi phí được trừ khi tính thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên và đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp pháp cho mọi khoản chi.

B3: Doanh nghiệp nhờ cá nhân thanh toán tiền hộ có được không?

Theo dự thảo quy định về thuế dự kiến áp dụng từ năm 2026, pháp luật không đặt ra quy định cấm doanh nghiệp nhờ cá nhân thanh toán tiền hộ đối với các khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, việc thanh toán tiền hộ chỉ được chấp nhận về mặt thuế khi chứng minh được bản chất khoản chi là chi phí của doanh nghiệp, không phải chi phí phát sinh cho mục đích cá nhân.

Khoản chi do cá nhân thanh toán hộ có khả năng được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Khoản chi phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

– Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp;

– Có đầy đủ hồ sơ thể hiện việc thanh toán hộ và hoàn ứng giữa doanh nghiệp và cá nhân;

– Đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, hình thức thanh toán phải phù hợp với yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt theo định hướng quản lý thuế.

Trường hợp doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ chứng minh việc thanh toán hộ, hoặc cá nhân thực hiện thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, thì theo dự thảo, khoản chi này có khả năng không được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Quy định này cho thấy xu hướng siết chặt quản lý đối với các khoản chi thông qua hình thức thanh toán hộ, yêu cầu doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, lưu trữ đầy đủ chứng từ và ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt nhằm hạn chế rủi ro về thuế trong thời gian tới.

Khoản chi từ 5 triệu đồng phải chuyển khoản để được tính chi phí