Luật 7S thành lập Văn phòng đại diện và xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho nhân sự nước ngoài

Một thương nhân nước ngoài lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam và cần đưa nhân sự nước ngoài sang làm việc. Ba thủ tục phải chạy nối tiếp nhau trong một trình tự bắt buộc: giấy phép thành lập văn phòng, giấy phép lao động, rồi thẻ tạm trú. Sai thứ tự là phải làm lại từ đầu.

Nhóm dịch vụ: Vụ việc giấy phép cho người nước ngoài

1. Bối cảnh vụ việc

Khách hàng là thương nhân nước ngoài, chưa có pháp nhân tại Việt Nam, muốn hiện diện thương mại để nghiên cứu thị trường và xúc tiến giao dịch trước khi quyết định đầu tư chính thức.

Văn phòng đại diện là hình thức hiện diện nhẹ nhất: không được trực tiếp sinh lợi, nhưng đủ để tuyển người, ký hợp đồng thuê trụ sở và làm đầu mối liên hệ với đối tác trong nước.

Nhân sự quản lý người nước ngoài cần làm việc dài hạn tại Việt Nam, nên phải có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, sau đó mới xin được thẻ tạm trú.

2. Yêu cầu pháp lý

a) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: thương nhân nước ngoài phải chứng minh đã hoạt động hợp pháp ở nước sở tại và đáp ứng điều kiện về thời gian hoạt động theo quy định.

b) Giấy phép lao động cho người nước ngoài: nhân sự nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải được cấp giấy phép lao động, trừ các trường hợp được miễn theo quy định.

c) Thẻ tạm trú: sau khi có giấy phép lao động, người nước ngoài được xin cấp thẻ tạm trú với thời hạn tương ứng để cư trú ổn định mà không phải gia hạn visa liên tục.

d) Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài: toàn bộ tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

3. Vướng mắc pháp lý thường gặp

a) Ba thủ tục phụ thuộc nhau: không có giấy phép văn phòng thì không có pháp nhân sử dụng lao động; không có giấy phép lao động thì không xin được thẻ tạm trú.

b) Tài liệu nước ngoài mất nhiều thời gian: hợp pháp hóa lãnh sự, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe là ba nhóm tài liệu thường làm chậm hồ sơ nhất.

c) Giải trình vị trí công việc: hồ sơ giấy phép lao động phải chứng minh vị trí tuyển dụng thực sự cần người nước ngoài, kèm tài liệu về bằng cấp và kinh nghiệm phù hợp.

d) Hồ sơ nộp ở nhiều cơ quan khác nhau: giấy phép văn phòng, giấy phép lao động và thẻ tạm trú do ba cơ quan khác nhau giải quyết, với bộ hồ sơ và thời hạn riêng.

4. Giải pháp của Luật 7S

Bước 1 – Lập lộ trình ba thủ tục trên cùng một dòng thời gian: xác định ngày cần có thẻ tạm trú, tính ngược về thời điểm phải nộp từng bộ hồ sơ để các khâu không chờ nhau.

Bước 2 – Khởi động tài liệu nước ngoài sớm nhất: hướng dẫn khách hàng làm hợp pháp hóa lãnh sự và lý lịch tư pháp song song với việc chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Bước 3 – Chuẩn hóa hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện: soạn hồ sơ, rà soát hợp đồng thuê trụ sở và hồ sơ của người đứng đầu văn phòng theo đúng yêu cầu của cơ quan cấp phép.

Bước 4 – Xây dựng hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động: mô tả vị trí công việc, yêu cầu chuyên môn và lý do cần nhân sự nước ngoài, kèm tài liệu chứng minh bằng cấp và kinh nghiệm.

Bước 5 – Nộp và theo sát từng cơ quan: làm việc với cơ quan quản lý thương mại, cơ quan quản lý lao động và cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, xử lý yêu cầu bổ sung ngay khi phát sinh.

Bước 6 – Bàn giao và hướng dẫn tuân thủ sau cấp phép: bàn giao toàn bộ giấy tờ kèm lịch nghĩa vụ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện và thời hạn gia hạn giấy phép lao động, thẻ tạm trú.

5. Kết quả

Văn phòng đại diện đi vào hoạt động với người đứng đầu là nhân sự nước ngoài cư trú hợp pháp, đủ điều kiện để làm đầu mối xúc tiến thương mại cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

“Ba thủ tục này không khó, nhưng phải chạy đúng thứ tự và phải khởi động tài liệu nước ngoài từ rất sớm. Phần lớn trường hợp bị chậm là do hợp pháp hóa lãnh sự làm sau cùng.”
Luật sư Hoàng Thị Thương – Luật sư quản lý, Luật 7S

6. Lưu ý cho doanh nghiệp

a) Làm hợp pháp hóa lãnh sự trước tiên: đây là khâu phụ thuộc vào cơ quan ở nước ngoài, không rút ngắn được bằng nỗ lực trong nước.

b) Kiểm tra trường hợp được miễn giấy phép lao động: một số vị trí thuộc diện miễn, nhưng vẫn phải xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép.

c) Giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp có thời hạn: hai tài liệu này hết hạn nhanh, nên căn thời điểm làm cho khớp với lịch nộp hồ sơ.

d) Thời hạn thẻ tạm trú gắn với giấy phép lao động: thẻ tạm trú không thể dài hơn thời hạn còn lại của giấy phép lao động.

đ) Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo: phải báo cáo hoạt động định kỳ, thiếu báo cáo sẽ vướng khi gia hạn giấy phép.

Quý doanh nghiệp cần tư vấn thủ tục cho nhân sự nước ngoài tại Việt Nam, vui lòng liên hệ Luật 7S qua 0877 523 888 hoặc lienhe@7slaw.vn

Liên hệ Luật 7S
Điện thoại: 0877 523 888
Email: lienhe@7slaw.vn
Website: luat7s.com