DỊCH VỤ XIN GIẤY PHÉP HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ VIỆC LÀM

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng, giới thiệu việc làm, headhunter hoặc cung ứng lao động chỉ được phép kinh doanh khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. Từ ngày 01/01/2026, khung pháp lý về hoạt động dịch vụ việc làm được cập nhật theo Luật Việc làm số 74/2025/QH15 và Nghị định số 352/2025/NĐ-CP ngày 30/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm về dịch vụ việc làm. Nghị định số 352/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Nghị định số 23/2021/NĐ-CP.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư hệ thống tuyển dụng, nhân sự tư vấn, nền tảng kết nối lao động và ký kết hợp đồng với khách hàng nhưng vẫn phải tạm dừng hoạt động hoặc đối mặt với nguy cơ bị xử lý do chưa được cấp giấy phép hoặc không duy trì đủ điều kiện trong quá trình hoạt động. Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, 7SLAW cung cấp dịch vụ trọn gói từ đánh giá điều kiện pháp lý, chuẩn hóa hồ sơ, đại diện làm việc với cơ quan nhà nước đến hướng dẫn tuân thủ sau cấp phép, giúp doanh nghiệp triển khai hoạt động nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.

I. Doanh nghiệp nào phải xin Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm?

Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm áp dụng đối với doanh nghiệp thực hiện hoạt động tư vấn nghề nghiệp, tư vấn việc làm, giới thiệu việc làm, tuyển dụng theo yêu cầu của người sử dụng lao động, cung ứng lao động, headhunter, recruitment agency, thu thập và cung cấp thông tin thị trường lao động hoặc các hoạt động dịch vụ việc làm khác theo quy định của pháp luật.

Theo Nghị định số 352/2025/NĐ-CP, phạm vi hoạt động dịch vụ việc làm bao gồm các nhóm hoạt động như tư vấn, giới thiệu việc làm, cung ứng và giới thiệu lao động cho người sử dụng lao động, thu thập, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin về thị trường lao động. Cụ thể, khoản 3 Điều 12 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp được thực hiện hoạt động cung ứng và giới thiệu lao động cho người sử dụng lao động, gồm: “a) Tuyển lao động thông qua thi tuyển để lựa chọn, giới thiệu những người đủ điều kiện, đáp ứng yêu cầu của người sử dụng lao động; b) Giới thiệu lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động.” Khoản 4 Điều 12 Nghị định này cũng ghi nhận hoạt động: “Thu thập, phân tích, lưu trữ và cung cấp thông tin về thị trường lao động.”

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ thực hiện dịch vụ tuyển dụng hộ, tìm kiếm nhân sự cấp cao hoặc kết nối người lao động với doanh nghiệp và cho rằng không thuộc trường hợp phải xin giấy phép. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, cách thu phí, nội dung hợp đồng và phạm vi công việc thực tế, doanh nghiệp vẫn có thể thuộc diện phải được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm trước khi triển khai kinh doanh.

II. Thẩm quyền cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm

Theo Điều 13 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Khoản 1 Điều 13 quy định: “Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm đối với doanh nghiệp có trụ sở chính hoạt động dịch vụ việc làm tại địa phương.” Khoản 2 Điều 13 cho phép Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phân cấp hoặc ủy quyền thực hiện nhiệm vụ này theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương.

Đây là điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ, bởi tùy từng địa phương, cơ quan trực tiếp tiếp nhận và xử lý hồ sơ có thể được phân cấp hoặc ủy quyền theo cơ chế tổ chức hành chính tại địa phương đó.

III. Điều kiện để được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm

Doanh nghiệp muốn được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về trụ sở, ký quỹ và người đại diện theo pháp luật.

1. Điều kiện về trụ sở

Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định: “Có trụ sở chính, chi nhánh của doanh nghiệp hoặc được doanh nghiệp thuê theo hợp đồng để tổ chức hoạt động dịch vụ việc làm còn thời hạn tối thiểu 02 năm (24 tháng) tính đến thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép.”

Như vậy, theo quy định mới, thời hạn tối thiểu của trụ sở hoặc hợp đồng thuê trụ sở là 02 năm, tương đương 24 tháng, tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Đây là điểm cần cập nhật so với cách chuẩn bị hồ sơ cũ, bởi nếu hợp đồng thuê địa điểm không còn đủ thời hạn theo quy định, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi hoặc không đủ điều kiện cấp phép.

2. Điều kiện về ký quỹ

Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải: “Đã ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng).” Khoản 1 Điều 16 Nghị định này tiếp tục quy định: “Doanh nghiệp thực hiện ký quỹ theo mức quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định này tại ngân hàng thương mại của Việt Nam hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài thành lập và hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.”

Khoản tiền ký quỹ này nhằm bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động dịch vụ việc làm. Khoản 2 Điều 16 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định: “Tiền ký quỹ của doanh nghiệp chỉ được sử dụng để thanh toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ trong hoạt động dịch vụ việc làm theo yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền.”

3. Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật

Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định: “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm là người không bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; có trình độ từ đại học trở lên hoặc có ít nhất 02 năm (24 tháng) kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động.”

Trong thực tiễn, đây là nội dung khiến nhiều hồ sơ bị yêu cầu bổ sung do doanh nghiệp không chứng minh được kinh nghiệm của người đại diện theo pháp luật hoặc tài liệu chứng minh kinh nghiệm chưa thống nhất.

Nếu người đại diện sử dụng giấy tờ kinh nghiệm từ nước ngoài, hồ sơ còn phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

IV. Hồ sơ xin cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm

Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép gồm: “a) Văn bản đề nghị cấp Giấy phép theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;

b) 01 bản chính Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;

c) 01 bản sao hợp lệ […] Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc Hợp đồng thuê trụ sở để tổ chức thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm còn thời hạn tối thiểu 02 năm (24 tháng) tính đến thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép;

d) 01 bản sao hợp lệ bằng cấp chuyên môn hoặc 01 bản sao hợp lệ giấy tờ chứng minh kinh nghiệm […] của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm.”

Trên cơ sở quy định này, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ pháp lý về trụ sở, giấy chứng nhận ký quỹ, bằng đại học hoặc hồ sơ chứng minh kinh nghiệm của người đại diện theo pháp luật và các tài liệu nội bộ liên quan. 7SLAW sẽ rà soát trước toàn bộ tài liệu để bảo đảm hồ sơ thống nhất, đầy đủ và phù hợp với yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

V. Thời hạn xử lý và thời hạn của Giấy phép

Theo điểm b khoản 2 Điều 17 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP, sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy phép trong thời hạn 05 ngày làm việc. Quy định này nêu rõ: “Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép đầy đủ, hợp lệ, Cơ quan có thẩm quyền xem xét, cấp Giấy phép cho doanh nghiệp theo Mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp không cấp Giấy phép phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.”

Về thời hạn của Giấy phép, khoản 3 Điều 14 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định: “a) Thời hạn của Giấy phép tối đa là 60 tháng; b) Giấy phép được gia hạn nhiều lần, mỗi lần gia hạn tối đa là 60 tháng; c) Thời hạn của Giấy phép được cấp lại bằng thời hạn còn lại của Giấy phép đã được cấp trước đó.”

Như vậy, theo quy định mới, Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm có thời hạn tối đa 60 tháng, tương đương 05 năm, và có thể được gia hạn nhiều lần nếu doanh nghiệp tiếp tục đáp ứng điều kiện theo quy định.

VI. Dịch vụ của 7SLAW

7SLAW không chỉ thực hiện thủ tục hành chính mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình chuẩn bị, xin cấp phép và vận hành sau cấp phép.

(i) Phạm vi công việc của chúng tôi bao gồm:

(ii) Đánh giá điều kiện pháp lý của doanh nghiệp;

(ii) kiểm tra ngành nghề kinh doanh; rà soát thời hạn và tính pháp lý của trụ sở; hướng dẫn thủ tục ký quỹ; đánh giá hồ sơ của người đại diện theo pháp luật;

(iii) Soạn thảo toàn bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép;

(vi) Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan có thẩm quyền; theo dõi quá trình xử lý hồ sơ; chuẩn bị văn bản giải trình hoặc bổ sung hồ sơ khi cần thiết;

(iv) nhận và bàn giao giấy phép; hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ công khai, niêm yết, cập nhật dữ liệu và báo cáo định kỳ sau khi được cấp phép.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp và kinh nghiệm xử lý nhiều hồ sơ trong các lĩnh vực nhân sự, tuyển dụng, cung ứng lao động và ngành nghề kinh doanh có điều kiện, 7SLAW giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế việc sửa đổi hồ sơ nhiều lần và giảm thiểu rủi ro khi làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.

VII. Quy trình thực hiện tại 7SLAW

Quy trình thực hiện dịch vụ tại 7SLAW được xây dựng theo hướng minh bạch, thực tế và tối ưu thời gian xử lý.

B1. Bước đầu tiên là đánh giá toàn bộ điều kiện pháp lý của doanh nghiệp, bao gồm trụ sở, ký quỹ, người đại diện theo pháp luật và mô hình hoạt động dự kiến.

B2. Sau đó, 7SLAW tư vấn phương án xử lý đối với các điều kiện chưa đáp ứng, chuẩn hóa hồ sơ và tài liệu cần thiết.

B3. Khi hồ sơ đã hoàn thiện, 7SLAW đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền, theo dõi tiến độ xử lý và làm việc với chuyên viên thụ lý.

Sau khi Giấy phép được cấp, 7SLAW bàn giao kết quả, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ sau cấp phép và tiếp tục hỗ trợ khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép trong tương lai.

VIII. Nghĩa vụ của doanh nghiệp sau khi được cấp Giấy phép

Việc được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ pháp lý. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ công khai, thông báo, niêm yết, cập nhật dữ liệu, bảo mật thông tin và báo cáo định kỳ theo quy định.

Điều 22 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định về thông báo hoạt động dịch vụ việc làm. Khoản 1 Điều 22 quy định: “Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy phép, doanh nghiệp phải thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về Giấy phép, địa điểm, lĩnh vực hoạt động, tên người đại diện theo pháp luật thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm, trang thông tin điện tử (website) (nếu có), email, số điện thoại liên hệ.” Khoản 2 Điều 22 tiếp tục quy định: “Trước 10 ngày làm việc, kể từ ngày bắt đầu hoạt động dịch vụ việc làm, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Cơ quan có thẩm quyền nơi đặt trụ sở chính thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm của doanh nghiệp về ngày bắt đầu hoạt động.”

Điều 23 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP cũng quy định nhiều trách nhiệm vận hành quan trọng. Khoản 1 Điều 23 yêu cầu doanh nghiệp: “Niêm yết công khai bản sao được chứng thực từ bản chính Giấy phép, lịch làm việc, giá dịch vụ tư vấn, giới thiệu việc làm tại trụ sở chính thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm, chi nhánh của doanh nghiệp và thông tin liên hệ của doanh nghiệp bao gồm: Tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và chi nhánh, trang thông tin điện tử (website) (nếu có), email, số điện thoại liên hệ.” Khoản 7 Điều 23 quy định doanh nghiệp phải: “Định kỳ 06 tháng (trước ngày 20 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 20 tháng 12), báo cáo kết quả hoạt động dịch vụ việc làm đến Cơ quan có thẩm quyền thông qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia theo Mẫu số 02 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định này.”

Đặc biệt, theo quy định mới, doanh nghiệp còn phải chú trọng nghĩa vụ dữ liệu. Khoản 3 Điều 23 yêu cầu doanh nghiệp lập, cập nhật, quản lý dữ liệu lao động đăng ký tư vấn, giới thiệu việc làm và người sử dụng lao động đăng ký tuyển lao động. Khoản 4 Điều 23 yêu cầu doanh nghiệp bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu cá nhân, dữ liệu lao động, dữ liệu giao dịch việc làm và xây dựng biện pháp phòng ngừa, phát hiện, cảnh báo, ngăn chặn các hành vi gian lận, lừa đảo trong hoạt động dịch vụ việc làm.

IX. Chi nhánh của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm

Doanh nghiệp được thành lập chi nhánh hoạt động dịch vụ việc làm trong nước nhưng phải đáp ứng điều kiện theo quy định. Khoản 1 Điều 21 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP quy định: “Doanh nghiệp có quyền được thành lập chi nhánh hoạt động dịch vụ việc làm trong nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định này.” Khoản 2 Điều 21 quy định trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày quyết định giao nhiệm vụ cho chi nhánh, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi đặt trụ sở chính và cơ quan có thẩm quyền nơi đặt chi nhánh nếu chi nhánh khác tỉnh với nơi doanh nghiệp đã được cấp Giấy phép.

Đây là nội dung quan trọng đối với các doanh nghiệp có mô hình tuyển dụng tại nhiều địa phương hoặc có kế hoạch mở rộng mạng lưới chi nhánh sau khi được cấp Giấy phép.

X. Rủi ro pháp lý khi hoạt động không đúng quy định

Hoạt động dịch vụ việc làm là lĩnh vực kinh doanh có điều kiện và thường xuyên thuộc diện thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước. Doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nếu hoạt động khi chưa có Giấy phép, sử dụng Giấy phép đã hết hiệu lực, không duy trì điều kiện về trụ sở, không bảo đảm tiền ký quỹ, thay đổi người đại diện theo pháp luật nhưng không thực hiện thủ tục cấp lại, không báo cáo định kỳ, không niêm yết công khai thông tin bắt buộc hoặc cho tổ chức, cá nhân khác sử dụng Giấy phép.

Theo Điều 20 Nghị định số 352/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị thu hồi Giấy phép nếu không duy trì đủ điều kiện cấp phép hoặc cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác sử dụng Giấy phép. Điểm d và điểm đ khoản 1 Điều 20 quy định các trường hợp bị thu hồi gồm: “d) Không duy trì đủ các điều kiện quy định tại Điều 15 Nghị định này; đ) Cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác sử dụng Giấy phép.” Khoản 5 Điều 20 còn quy định: “Doanh nghiệp không được cấp Giấy phép trong thời hạn 03 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép đối với trường hợp quy định tại điểm a, d, đ, e, g khoản 1 Điều này.”

Ngoài nguy cơ bị thu hồi Giấy phép, doanh nghiệp vi phạm còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động. Do đó, việc chuẩn hóa điều kiện cấp phép và duy trì hệ thống tuân thủ sau cấp phép là yêu cầu bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định, lâu dài và tránh các chi phí pháp lý không đáng có.

XI. Vì sao lựa chọn 7SLAW?

7SLAW không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành thủ tục xin Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm mà còn cung cấp giải pháp tư vấn pháp lý toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc cho quá trình phát triển lâu dài. Đội ngũ luật sư và chuyên viên của chúng tôi có kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong các lĩnh vực tuyển dụng, nhân sự, sản xuất, thương mại và các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Chúng tôi tiếp cận mỗi hồ sơ từ góc độ quản trị rủi ro, không chỉ xử lý thủ tục trước mắt mà còn tư vấn phương án vận hành phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi hồ sơ đều được rà soát kỹ lưỡng, xây dựng lộ trình xử lý rõ ràng và theo dõi đến khi khách hàng nhận được kết quả, bảo đảm tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo sự an tâm trong suốt quá trình triển khai hoạt động dịch vụ việc làm.

XII. Căn cứ pháp lý

Căn cứ pháp lý chính áp dụng đối với hoạt động dịch vụ việc làm hiện nay bao gồm:

1. Luật Việc làm số 74/2025/QH15 do Quốc hội ban hành, là văn bản luật điều chỉnh nền tảng về chính sách việc làm, thị trường lao động và tổ chức dịch vụ việc làm.

2. Nghị định số 352/2025/NĐ-CP ngày 30/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Việc làm về dịch vụ việc làm, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

3. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, áp dụng đối với các hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và các lĩnh vực có liên quan