Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Cách xác định theo nước cấp giấy tờ (có Đức, Áo, Séc)

Cập nhật: 15/10/2026

(Luat7s.com) – Từ 11/9/2026, cùng một tấm bằng đại học chỉ cần Apostille nếu cấp tại Hàn Quốc, phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu cấp tại Đức, và được miễn một phần nếu là giấy tờ dân sự từ Lào. Công ty Luật TNHH 7S hướng dẫn ba bước xác định và bảng quyết định theo nước để chọn đúng thủ tục.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây tóm tắt ba con đường và căn cứ áp dụng; từng bước xác định và bảng quyết định theo nước được trình bày ở các mục tiếp theo.

1. Ba con đường để giấy tờ nước ngoài được dùng tại Việt Nam

Trước hết, nguyên tắc nền vẫn là khoản 2 Điều 4 Nghị định 111/2011/NĐ-CP: “Để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự”, trừ các trường hợp được miễn tại Điều 9. Từ 11/9/2026, Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP thêm một con đường: giấy tờ công của quốc gia thành viên Công ước Apostille đã có chứng nhận Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào. Ba con đường vì thế là:

a) Apostille: một chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ thực hiện; dùng cho giấy tờ công của nước thành viên mà Công ước có hiệu lực với Việt Nam;

b) Hợp pháp hóa lãnh sự: chứng nhận của cơ quan ngoại giao, lãnh sự nước cấp (hoặc của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó), rồi hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc UBND tỉnh được phân cấp; dùng cho nước ngoài Công ước, nước phản đối và giấy tờ ngoài phạm vi Công ước (Điều 35 Nghị định 293/2026/NĐ-CP);

c) Miễn: theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước cấp cùng là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; giấy tờ chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao; giấy tờ được miễn theo pháp luật Việt Nam; giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận không yêu cầu (Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP).

Quy trình cấp Apostille tại Việt Nam, thời hạn và lệ phí được phân tích tại bài Apostille tại Việt Nam từ 11/9/2026 theo Nghị định 293/2026.

2. Bước 1: xác định nước cấp và tình trạng của nước đó với Công ước

Điểm cần lưu ý là nước cấp là nước có cơ quan lập hoặc chứng nhận giấy tờ, không phải quốc tịch của người có giấy tờ. Một công dân Đức tốt nghiệp đại học tại Hà Lan thì bằng do Hà Lan cấp và đi theo đường Apostille. Tình trạng của nước cấp tra tại bảng tình trạng Công ước trên hcch.net (130 Bên ký kết tại lần cập nhật 30/6/2026) và danh sách nước thành viên do Bộ Ngoại giao công bố theo Điều 30 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Người làm hồ sơ cần kiểm tra ba điều:

a) Nước đó đã là thành viên Công ước chưa;

b) Công ước đã có hiệu lực với nước đó chưa (ví dụ Thái Lan gia nhập 30/6/2026 nhưng Công ước chỉ có hiệu lực với Thái Lan từ 28/02/2027);

c) Nước đó có phản đối việc Việt Nam gia nhập không.

3. Bước 2: xác định giấy tờ là giấy tờ công hay giấy tờ tư

Tiếp theo, Công ước và Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP chỉ áp dụng với giấy tờ công: giấy tờ tố tụng, giấy tờ hành chính (hộ tịch, lý lịch tư pháp, văn bằng, giấy khám sức khỏe), văn bản công chứng, văn bản chứng thực. Giấy tờ tư như hợp đồng, giấy ủy quyền, điều lệ, nghị quyết của công ty mẹ, thư xác nhận kinh nghiệm phải được công chứng viên hoặc cơ quan chứng thực của nước cấp xác nhận trước; sau đó mới xin Apostille cho văn bản công chứng, chứng thực đó. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan nằm ngoài Công ước (khoản 1 Điều 11); nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu thì đi đường hợp pháp hóa lãnh sự.

4. Bước 3: kiểm tra miễn theo điều ước quốc tế và mục đích sử dụng

Về điều ước, Điều 8 Công ước giữ nguyên các điều ước có thủ tục đơn giản hơn. Hiệp định tương trợ tư pháp, hiệp định lãnh sự giữa Việt Nam với từng nước vì thế vẫn áp dụng cho loại giấy tờ mà hiệp định nêu. Theo tổng hợp của Luật 7S từ các hiệp định đã ký, phần lớn điều khoản miễn chỉ áp dụng cho giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự dùng trong tương trợ tư pháp và giấy tờ do viên chức lãnh sự lập; bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy tờ doanh nghiệp thường không thuộc diện miễn. Danh sách nước và loại giấy tờ được miễn do Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) công bố; người nộp kiểm tra lại với Cục Lãnh sự trước khi nộp.

Cuối cùng, cần kiểm tra cơ quan tiếp nhận. Hồ sơ giấy phép lao động (Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP), chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ nước ngoài (Nghị định 23/2015/NĐ-CP), đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài đều yêu cầu giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc được miễn. Apostille đáp ứng yêu cầu này qua Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Hồ sơ visa và thẻ tạm trú cho người nước ngoài cũng áp dụng cùng nguyên tắc với giấy tờ nước ngoài kèm theo.

5. Bảng quyết định theo nước cấp

Bảng dưới đây lập theo bảng tình trạng Công ước trên hcch.net và thông báo phản đối (tra ngày 15/10/2026). Cột “Hiệp định có điều khoản miễn” ghi theo tổng hợp của Luật 7S từ các hiệp định tương trợ tư pháp, hiệp định lãnh sự song phương; phạm vi miễn chỉ theo loại giấy tờ và mục đích mà từng hiệp định nêu, cần kiểm tra lại với Cục Lãnh sự trước khi nộp.

Cách đọc bảng: tra dòng của nước cấp. Nếu nước cấp có hiệp định ở cột cuối và giấy tờ thuộc đúng loại, đúng mục đích hiệp định nêu (đã kiểm tra với Cục Lãnh sự) thì được miễn; nếu không, đi theo cột ba. Nước không có trong bảng: tra bảng tình trạng trên hcch.net theo tên nước, rồi áp dụng quy tắc của nhóm tương ứng dưới đây.

5.1. Nhóm 1: nước thành viên, áp dụng Apostille với Việt Nam

Giấy tờ công đã có Apostille đi thẳng vào thủ tục đích tại Việt Nam sau khi dịch và chứng thực bản dịch. Cơ quan Việt Nam kiểm tra Apostille qua sổ đăng ký điện tử của nước cấp; nếu nghi ngờ thì đề nghị Bộ Ngoại giao xác minh (Điều 28 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).

5.2. Nhóm 2: nước đã phản đối – Đức, Áo, Cộng hòa Séc

Thông báo trên hcch.net ghi Đức, Áo, Séc phản đối việc gia nhập của Việt Nam theo khoản 2 Điều 12 Công ước. Hệ quả theo Điều 12 là Công ước không có hiệu lực giữa Việt Nam và từng nước này. Giấy tờ Đức, Áo, Séc dùng tại Việt Nam và giấy tờ Việt Nam dùng tại ba nước này tiếp tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Apostille do ba nước này cấp không có giá trị miễn hợp pháp hóa tại Việt Nam. Nước phản đối có thể rút phản đối bất cứ lúc nào, nên cần tra lại bảng hcch.net trước mỗi hồ sơ.

5.3. Nhóm 3: nước ngoài Công ước

Thủ tục không đổi so với trước 11/9/2026. Giấy tờ được cơ quan ngoại giao, lãnh sự của nước cấp chứng nhận, hoặc được cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó hợp pháp hóa. Nếu đã được cơ quan ngoại giao nước cấp tại Việt Nam chứng nhận thì hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc UBND tỉnh được phân cấp theo Thông tư 03/2026/TT-BNG. Hồ sơ theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP gồm tờ khai, bản chính giấy tờ đã được chứng nhận, bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (không phải chứng thực, khoản 2 Điều 8 Thông tư 11/2025/TT-BNG) và bản chụp để lưu.

5.4. Nhóm 4: giấy tờ được miễn theo hiệp định tương trợ tư pháp, hiệp định lãnh sự

Miễn chỉ áp dụng cho loại giấy tờ và mục đích mà hiệp định quy định (thường là tương trợ tư pháp, hộ tịch); không mở rộng cho bằng cấp, giấy phép kinh doanh, giấy ủy quyền. Khi cơ quan tiếp nhận không chấp nhận diện miễn, người nộp vẫn phải đi đường Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

6. Sau khi có Apostille hoặc tem hợp pháp hóa: dịch và chứng thực

Cả Apostille lẫn hợp pháp hóa lãnh sự đều không xác nhận nội dung (khoản 2 Điều 4 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Giấy tờ không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực (Điều 27). Từ 01/7/2025, Luật Công chứng 46/2024/QH15 bỏ công chứng bản dịch; công chứng viên được chứng thực chữ ký người dịch (điểm c khoản 1 Điều 18), Chủ tịch UBND cấp xã cũng chứng thực chữ ký người dịch theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP). Bản sao từ bản chính giấy tờ nước ngoài chỉ được chứng thực sau khi bản chính đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc được miễn (Nghị định 23/2015/NĐ-CP); với giấy tờ có Apostille, Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP là căn cứ để cơ quan chứng thực chấp nhận. Khâu dịch có thể dùng dịch vụ dịch thuật của Luật 7S.

7. Lưu ý

7.1. Rủi ro

Trước hết, chọn sai con đường làm hồ sơ đích bị trả lại và mất thời gian xin lại chứng nhận ở nước ngoài. Ba lỗi phổ biến: xin Apostille cho giấy tờ Đức, Áo, Séc; dùng Apostille cho giấy tờ thương mại, hải quan; nộp giấy tờ tư chưa công chứng ở nước cấp. Apostille giả hoặc bị thu hồi dẫn đến từ chối tiếp nhận (Điều 26 Nghị định 293/2026/NĐ-CP) và trách nhiệm pháp lý của người nộp (Điều 33).

7.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Từ đây phát sinh những tác động khác nhau đối với từng nhóm chủ thể:

a) Doanh nghiệp có nhân sự, công ty mẹ ở nhóm 1 (Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Singapore, Mỹ, EU trừ Đức, Áo, Séc): chi phí và thời gian chuẩn bị giấy tờ giảm rõ. Hướng dẫn riêng tại bài Apostille, hợp pháp hóa bằng cấp và lý lịch tư pháp để xin giấy phép lao động và bài giấy tờ công ty mẹ nước ngoài để lập công ty FDI;

b) Doanh nghiệp Đức, Áo, Séc tại Việt Nam giữ quy trình cũ và cần tính thêm thời gian hợp pháp hóa khi lập kế hoạch nhân sự;

c) Cá nhân kết hôn, du học, định cư cần xem cột hiệp định: giấy tờ hộ tịch với một số nước được miễn, nhưng bằng cấp hầu như không.

7.3. Khuyến nghị của Luật 7S

Trên cơ sở đó, 7SLAW cho rằng doanh nghiệp nên lập danh mục giấy tờ theo nước cấp cho từng hồ sơ (giấy phép lao động, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, kết hôn); tra bảng hcch.net tại thời điểm làm hồ sơ vì danh sách thành viên và phản đối thay đổi; xin Apostille ở nước cấp trước khi gửi bản chính về Việt Nam.

8. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được về việc chọn giữa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự.

a) Hợp pháp hóa lãnh sự là gì, chứng nhận lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ nước ngoài để giấy tờ đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Chứng nhận lãnh sự là chiều ngược lại: chứng nhận giấy tờ Việt Nam để dùng ở nước ngoài (Nghị định 111/2011/NĐ-CP).

b) Người Đức có bằng do Singapore cấp thì đi đường nào?

Đường Apostille. Nước cấp là Singapore (thành viên, không phản đối); quốc tịch của người có giấy tờ không quyết định con đường.

c) Apostille do Đức cấp có dùng được tại Việt Nam không?

Không có giá trị miễn hợp pháp hóa tại Việt Nam, vì Công ước không có hiệu lực giữa Việt Nam và Đức theo Điều 12 Công ước. Giấy tờ Đức vẫn hợp pháp hóa lãnh sự như trước 11/9/2026.

d) Giấy tờ được miễn theo hiệp định có cần dịch không?

Có. Miễn chỉ bỏ khâu chứng nhận; giấy tờ không bằng tiếng Việt vẫn phải dịch và chứng thực bản dịch khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu.

đ) Làm sao biết một nước đã rút phản đối hay mới gia nhập?

Tra bảng tình trạng Công ước và trang thông báo trên hcch.net tại thời điểm làm hồ sơ, hoặc danh sách nước thành viên do Bộ Ngoại giao công bố theo Điều 30 Nghị định 293/2026/NĐ-CP.

Tác giả: Nguyễn Thị Bích Duyên

9. Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Bài viết cung cấp thông tin pháp luật tại thời điểm cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể; quy định có thể thay đổi sau ngày cập nhật.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn