Apostille tại Việt Nam từ 11/9/2026: giấy tờ nào, nộp ở đâu, lệ phí, thời hạn (Nghị định 293/2026)

Cập nhật: 15/10/2026

(Luat7s.com) – Từ 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực với Việt Nam theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP. Giấy tờ công của Việt Nam và khoảng 125 quốc gia thành viên chỉ cần một chứng nhận Apostille thay cho hai lớp chứng nhận trước đây. Công ty Luật TNHH 7S trả lời: giấy tờ nào được cấp, nộp ở đâu, thời hạn, lệ phí và quy định chuyển tiếp.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây tóm tắt các thông tin cốt lõi của thủ tục cấp và sử dụng Apostille tại Việt Nam; từng nội dung được phân tích ở các mục tiếp theo.

1. Việt Nam gia nhập Công ước Apostille: mốc thời gian và phạm vi

Trước hết, cần xác định đúng mốc thời gian. Theo bảng tình trạng Công ước trên trang của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (hcch.net), Việt Nam nộp văn kiện gia nhập ngày 31/12/2025 và Công ước có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Thời hạn sáu tháng để các nước thành viên phản đối kết thúc vào tháng 7/2026. Ba nước đã phản đối theo khoản 2 Điều 12 Công ước là Đức (20/5/2026), Áo (19/6/2026) và Cộng hòa Séc (02/7/2026). Theo Điều 12 Công ước, việc gia nhập không có hiệu lực giữa Việt Nam và nước phản đối. Giấy tờ qua lại với ba nước này vì thế vẫn theo thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Về phạm vi áp dụng, Báo Thế giới và Việt Nam (cơ quan của Bộ Ngoại giao) ngày 17/9/2026 cho biết Công ước được áp dụng giữa Việt Nam và 125 quốc gia thành viên. Đến ngày 15/9/2026, cơ quan cấp đã tiếp nhận 620 hồ sơ và cấp 4.517 chứng nhận Apostille. Để thực thi Công ước, Chính phủ ban hành Nghị định 293/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026, có hiệu lực cùng ngày Công ước có hiệu lực, 11/9/2026 (Điều 34).

2. Apostille là gì và không phải là gì

Về bản chất, chứng nhận Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công: tính xác thực của chữ ký, tư cách người ký và con dấu trên giấy tờ. Khoản 2 Điều 4 Nghị định 293/2026/NĐ-CP ghi rõ: “Chứng nhận Apostille không xác nhận nội dung, hình thức của giấy tờ công.” Cơ quan tiếp nhận vì thế vẫn được xem xét nội dung và vẫn yêu cầu bản dịch.

So với hợp pháp hóa lãnh sự, Apostille khác ở ba điểm:

a) Một lần, một cơ quan: Apostille do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ thực hiện một lần. Hợp pháp hóa lãnh sự cần chứng nhận của cơ quan ngoại giao nước cấp, rồi chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam;

b) Giá trị tại mọi nước thành viên: giấy tờ có Apostille được dùng ở mọi nước mà Công ước có hiệu lực. Giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự chỉ có giá trị tại Việt Nam;

c) Hình thức thống nhất và tra cứu được: Apostille được ghi bằng tiếng Việt và tiếng Anh, tiêu đề bằng tiếng Pháp theo mẫu Công ước, có mã QR để tra cứu trên Sổ đăng ký điện tử công khai 24/7 bằng tiếng Việt và tiếng Anh (Điều 8, 20, 21 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).

3. Giấy tờ nào được cấp Apostille, giấy tờ nào bị loại trừ

3.1. Giấy tờ công Việt Nam được cấp

Về mặt pháp lý, Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP liệt kê các nhóm giấy tờ công được cấp Apostille:

a) Giấy tờ tố tụng, giấy tờ thi hành án;

b) Giấy tờ hành chính: giấy tờ hộ tịch, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng, chứng chỉ, giấy khám sức khỏe;

c) Văn bản công chứng;

d) Văn bản chứng thực;

đ) Các giấy tờ công khác.

Điểm cần lưu ý là giấy tờ tư của cá nhân, doanh nghiệp (hợp đồng, giấy ủy quyền, điều lệ, báo cáo tài chính) chỉ được cấp Apostille sau khi đã được công chứng hoặc chứng thực. Khi đó, văn bản công chứng, chứng thực mới là giấy tờ công.

3.2. Giấy tờ bị loại trừ hoặc không đủ điều kiện

Ngược lại, khoản 1 Điều 11 loại trừ bốn nhóm: giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự Việt Nam lập; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan; giấy tờ tư chưa được công chứng, chứng thực; giấy tờ công do nước ngoài cấp. Khoản 2 Điều 11 không cấp Apostille cho giấy tờ bị tẩy xóa trái phép, giả mạo, không xác thực, đã bị hủy hiệu lực, thuộc diện không được đưa ra nước ngoài, hoặc là dữ liệu điện tử không có chữ ký số hợp lệ.

Hệ quả là với giấy tờ thương mại, hải quan dùng ở nước ngoài, doanh nghiệp vẫn làm chứng nhận lãnh sự nếu nước tiếp nhận yêu cầu (Điều 35).

4. Cơ quan cấp, cách nộp và hồ sơ

Về thẩm quyền, Điều 6 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định: “Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam.” Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định cơ quan trực tiếp cấp và lộ trình phân cấp cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Theo thông tin Việt Nam đăng ký với Hội nghị La Hay (cập nhật 23/7/2026) và Báo Thế giới và Việt Nam ngày 17/9/2026, hai cơ quan trực tiếp cấp là Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao (40 Trần Phú, phường Ba Đình, Hà Nội) và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (6 Alexandre de Rhodes, phường Sài Gòn).

Về người nộp, Điều 7 cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị cấp Apostille cho giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền. Người nộp giấy tờ của người khác chịu trách nhiệm pháp lý về việc nộp.

Về hồ sơ, Điều 12 quy định hồ sơ lập thành 01 bộ:

a) Nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính: tờ khai theo mẫu của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và bản chính giấy tờ công (hoặc bản sao, bản dịch đã được chứng thực);

b) Nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID): tờ khai điện tử và bản điện tử có chữ ký số hợp lệ.

Khi hồ sơ thiếu, cơ quan cấp hướng dẫn bổ sung một lần trong 07 ngày làm việc; thời gian này không tính vào thời hạn giải quyết (Điều 13). Cơ quan cấp đối chiếu chữ ký, con dấu, chức danh với dữ liệu mẫu (Điều 14, 23). Nếu nghi ngờ, cơ quan cấp xác minh với cơ quan lập giấy tờ; cơ quan được hỏi trả lời trong 05 ngày làm việc, tối đa 10 ngày với trường hợp phức tạp; sau 15 ngày không có phản hồi thì nhắc, sau 30 ngày thì trả lại hồ sơ (Điều 15).

Theo Điều 18, cơ quan cấp từ chối khi giấy tờ thuộc Điều 11, hồ sơ không hoàn thiện sau thời hạn bổ sung hoặc đối chiếu không khớp. Khi từ chối, cơ quan trả lại bản chính và hướng dẫn chuyển sang chứng nhận lãnh sự. Giấy tờ giả mạo bị lập biên bản lưu giữ và chuyển cơ quan có thẩm quyền trong 05 ngày làm việc.

5. Thời hạn và lệ phí

Xét riêng về thời hạn, Điều 17 tính từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không tính thời gian xác minh. Bảng dưới đây tóm tắt thời hạn theo phương thức nộp và số lượng giấy tờ.

Thời hạn được gia hạn một lần khi có lý do khách quan. Thời hạn này bằng thời hạn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự hiện hành tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP). Thời hạn nộp trực tuyến chỉ áp dụng khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành theo công bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (điểm c khoản 4 Điều 36).

Về phí, Điều 9 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định người đề nghị nộp phí theo mức phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cộng cước bưu chính nếu có. Mức hiện hành theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 157/2016/TT-BTC: “Chứng nhận lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.”, “Hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 (ba mươi nghìn) đồng/lần.”, “Cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 (năm nghìn) đồng/lần.” Mức phí ghi tại thời điểm cập nhật 15/10/2026; người nộp kiểm tra lại khi nộp.

6. Giấy tờ nước ngoài có Apostille dùng tại Việt Nam

Ở chiều ngược lại, Điều 25 quy định giấy tờ công của quốc gia thành viên đã có Apostille hợp lệ “được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm bất kỳ thủ tục chứng nhận nào”. Ngoại lệ là các trường hợp bị từ chối tiếp nhận theo Điều 26: không phải giấy tờ công, Apostille cấp sai thẩm quyền, giả mạo, trái trật tự công cộng, đã bị thu hồi.

Tuy nhiên, Apostille không thay bản dịch. Điều 27 quy định giấy tờ có Apostille không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật Việt Nam, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác. Cơ quan tiếp nhận nghi ngờ mà không tra cứu được thì đề nghị Bộ Ngoại giao hỗ trợ xác minh (Điều 28). Khâu dịch và chứng thực có thể dùng dịch vụ dịch thuật pháp lý, xác nhận bản dịch của Luật 7S.

Từ góc độ triển khai, Apostille của nước cấp phải do cơ quan có thẩm quyền được nước đó đăng ký với Hội nghị La Hay cấp. Nhiều nước cấp e-Apostille; cơ quan Việt Nam tra cứu qua sổ đăng ký điện tử của nước đó. Giấy tờ từ Đức, Áo, Séc không áp dụng Điều 25 mà vẫn hợp pháp hóa lãnh sự. Cách xác định con đường cho từng nước được trình bày tại bài Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Cách xác định theo nước cấp giấy tờ.

7. Quy định chuyển tiếp

Đối với hồ sơ và giấy tờ đã có trước ngày 11/9/2026, Điều 36 và Điều 37 Nghị định 293/2026/NĐ-CP quy định như sau:

a) Hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp trước 11/9/2026 tiếp tục được giải quyết theo quy định cũ;

b) Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Công ước có hiệu lực vẫn có giá trị;

c) Người đã được chứng nhận lãnh sự có thể xin Apostille cho giấy tờ đó mà không cần cấp lại bản gốc;

d) Chứng nhận Apostille do nước ngoài cấp trước ngày Công ước có hiệu lực với Việt Nam vẫn được chấp nhận, trừ trường hợp thuộc Điều 26;

đ) Cấu phần điện tử (e-Apostille, nộp trực tuyến toàn trình) triển khai khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành theo công bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao;

e) Từ 11/9/2026, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không hợp pháp hóa lãnh sự với giấy tờ thuộc diện miễn theo Công ước.

8. Lưu ý

8.1. Chế tài và rủi ro

Trước hết, giấy tờ giả mạo, tẩy xóa, cấp sai thẩm quyền bị từ chối, lập biên bản lưu giữ và chuyển cơ quan có thẩm quyền (Điều 18). Apostille đã cấp có thể bị hủy bỏ với hiệu lực từ thời điểm cấp nếu phát hiện giả mạo hoặc cấp trái pháp luật (Điều 19). Người đề nghị chịu trách nhiệm về mục đích và tính hợp pháp của giấy tờ (Điều 33). Hồ sơ giấy phép lao động, đăng ký đầu tư dùng giấy tờ bị thu hồi Apostille sẽ bị trả lại hoặc thu hồi kết quả theo pháp luật chuyên ngành.

8.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Từ đây phát sinh những tác động khác nhau đối với từng nhóm chủ thể:

a) Doanh nghiệp FDI tiết kiệm một lớp chứng nhận và thời gian chờ ở cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài; chi phí nhà nước ở Việt Nam không đổi (30.000 đồng/lần). Giấy tờ công ty mẹ cần chuẩn bị ra sao được hướng dẫn tại bài giấy tờ công ty mẹ nước ngoài để lập công ty FDI và bài thủ tục thành lập công ty 100% vốn nước ngoài;

b) Người lao động nước ngoài có thể xin Apostille cho bằng cấp, lý lịch tư pháp ngay ở nước mình trước khi sang Việt Nam. Hướng dẫn riêng cho hồ sơ giấy phép lao động tại bài hợp pháp hóa, Apostille bằng cấp và lý lịch tư pháp để xin giấy phép lao động; thủ tục chung xem bài giấy phép lao động cho người nước ngoài;

c) Công dân, doanh nghiệp Việt Nam dùng giấy tờ ở nước thành viên (lý lịch tư pháp đi lao động, bằng cấp đi du học, giấy tờ doanh nghiệp đi mở công ty con) chỉ cần Apostille tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh. Phiếu lý lịch tư pháp có thể xin qua dịch vụ làm lý lịch tư pháp.

8.3. Khuyến nghị của Luật 7S

Trên cơ sở đó, 7SLAW cho rằng doanh nghiệp nên rà soát quy trình nội bộ (mẫu checklist hồ sơ nhân sự, hồ sơ công ty mẹ) để thay “hợp pháp hóa lãnh sự” bằng “Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo nước cấp”; giữ nguyên bước dịch và chứng thực chữ ký người dịch; với Đức, Áo, Séc và nước ngoài Công ước, giữ quy trình cũ; với giấy tờ thương mại, hải quan, hỏi trước cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài có yêu cầu chứng nhận lãnh sự không.

9. Câu hỏi thường gặp về Apostille tại Việt Nam

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được từ doanh nghiệp và người nước ngoài về Apostille.

a) Apostille có cần giấy ủy quyền khi nộp thay không?

Không. Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP cho phép cá nhân, tổ chức đề nghị cấp Apostille cho giấy tờ của người khác mà không cần giấy ủy quyền; người nộp chịu trách nhiệm pháp lý về việc nộp.

b) Giấy tờ có Apostille còn phải dịch không?

Có. Giấy tờ không lập bằng tiếng Việt phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực (Điều 27). Apostille không xác nhận nội dung giấy tờ (khoản 2 Điều 4).

c) Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước 11/9/2026 còn dùng được không?

Còn. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Công ước có hiệu lực vẫn có giá trị; người được cấp có thể xin Apostille cho giấy tờ đó mà không cần cấp lại bản gốc (Điều 36).

d) Hóa đơn, chứng từ xuất nhập khẩu có được cấp Apostille không?

Không. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan bị loại trừ theo khoản 1 Điều 11; nếu nước tiếp nhận yêu cầu thì làm chứng nhận lãnh sự theo Điều 35.

đ) Có nộp Apostille trực tuyến được chưa?

Nghị định đã có cơ sở pháp lý cho nộp trực tuyến toàn trình qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) (Điều 12), nhưng e-Apostille chỉ cấp khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành theo công bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (điểm c khoản 4 Điều 36). Đến 15/10/2026, người nộp vẫn dùng bản giấy.

Tác giả: LS. Trịnh Thị Quyên

10. Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Bài viết cung cấp thông tin pháp luật tại thời điểm cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể; quy định có thể thay đổi sau ngày cập nhật.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn