Cập nhật: 08/10/2026
(Luat7s.com) – Mã số thuế EIN (Employer Identification Number) là số định danh do Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cấp cho công ty để kê khai thuế liên bang, mở tài khoản ngân hàng và thuê lao động tại Mỹ. Với công ty do người Việt Nam sở hữu, người chịu trách nhiệm thường không có số an sinh xã hội (SSN) hay mã số thuế cá nhân (ITIN), nên phải nộp Form SS-4 qua điện thoại quốc tế, fax hoặc thư thay vì kênh trực tuyến. IRS cấp EIN miễn phí, thường trong khoảng 4 ngày làm việc qua fax và khoảng 4 tuần qua thư. Đáng chú ý, EIN không chỉ là thủ tục mở đầu mà còn gắn với Form 5472, nghĩa vụ có mức phạt 25.000 USD mỗi năm nếu LLC thuộc sở hữu nước ngoài bỏ sót.
Những điểm chính
Theo quy định hiện hành, công ty tại Mỹ do chủ sở hữu Việt Nam nắm giữ xin EIN bằng Form SS-4; người chịu trách nhiệm (responsible party) phải là cá nhân; nếu không có SSN hoặc ITIN thì ghi “Foreign” tại dòng 7b và nộp qua điện thoại, fax hoặc thư. IRS không thu phí và chỉ cấp một EIN cho mỗi người chịu trách nhiệm mỗi ngày.
Trước hết, bảng dưới đây tóm tắt các kênh xin EIN theo hướng dẫn hiện hành của IRS:
| Kênh nộp | Điều kiện sử dụng | Thông tin IRS công bố | Thời gian trả kết quả |
|---|---|---|---|
| Trực tuyến | Trụ sở kinh doanh chính tại Mỹ, có SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm | IRS.gov/EIN, hoàn tất trong một phiên | Cấp ngay khi được duyệt |
| Điện thoại quốc tế | Người nộp có trụ sở kinh doanh chính ở ngoài Mỹ | 267-941-1099 (không miễn cước), thứ Hai đến thứ Sáu, 6h00–23h00 giờ miền Đông | IRS không công bố thời hạn riêng |
| Fax | Người nộp không có địa chỉ tại 50 bang hoặc Đặc khu Columbia | 304-707-9471 (gửi từ ngoài Mỹ); 855-215-1627 (gửi trong Mỹ) | Thường trong 4 ngày làm việc |
| Thư | Người nộp quốc tế | Internal Revenue Service, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999 | Khoảng 4 tuần |
Về mặt pháp lý, EIN là mã số định danh IRS cấp cho cá nhân kinh doanh, corporation, partnership, quỹ tín thác và các tổ chức khác cho mục đích kê khai, báo cáo thuế. Giấy chứng nhận thành lập do bang cấp không kèm EIN; công ty tự nộp hồ sơ với IRS sau khi được bang chấp thuận. Trình tự tổng thể được trình bày tại bài thủ tục thành lập công ty tại Mỹ.
Theo trang hướng dẫn của IRS, tổ chức cần EIN trong các trường hợp:
a) có người lao động;
b) phải nộp thuế việc làm (employment tax) hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt (excise tax);
c) khấu trừ thuế trên khoản thu nhập ngoài tiền lương trả cho cá nhân không cư trú;
d) hoạt động dưới hình thức partnership, corporation, LLC và một số loại tổ chức khác theo danh sách của IRS.
Ngoài ra, IRS cho phép xin EIN cho mục đích ngân hàng hoặc thuế bang dù luật thuế liên bang không bắt buộc. Trên thực tế, ngân hàng tại Mỹ thường yêu cầu EIN khi mở tài khoản, và LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài cần EIN để nộp Form 5472 (mục 5).
2.1. Ai là người chịu trách nhiệm
Form SS-4 là đơn duy nhất để xin EIN, áp dụng cho mọi kênh nộp; bản hướng dẫn hiện hành sửa đổi tháng 12/2025. Theo đó, người chịu trách nhiệm là người sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng tổ chức, hoặc người thực hiện quyền kiểm soát hữu hiệu cuối cùng, và phải là cá nhân, trừ trường hợp người nộp là cơ quan nhà nước.
Nói cách khác, khi công ty mẹ tại Việt Nam sở hữu 100% corporation tại Delaware, dòng 7a ghi cá nhân thực sự kiểm soát, như chủ tịch hoặc tổng giám đốc công ty mẹ, không ghi công ty mẹ, đơn vị dịch vụ hay registered agent.
2.2. Các dòng cần lưu ý trên Form SS-4
Cụ thể, các dòng thường phát sinh vướng mắc với chủ sở hữu Việt Nam gồm:
a) dòng 1: tên pháp lý, phải trùng tên trên giấy tờ thành lập đã được bang chấp thuận;
b) dòng 7b: nếu người chịu trách nhiệm không có và không đủ điều kiện được cấp SSN hoặc ITIN, ghi “Foreign” hoặc “N/A”, không bỏ trống;
c) dòng 8a, 8b: xác nhận người nộp là LLC và ghi số thành viên;
d) dòng 9a: loại tổ chức; LLC một thành viên được bỏ qua cho mục đích thuế chọn ô “Other” và ghi “disregarded entity”;
đ) dòng 10: lý do xin EIN;
e) dòng 18: xác nhận tổ chức đã từng được cấp EIN hay chưa.
Đơn phải do người có thẩm quyền ký, ví dụ cán bộ chủ chốt (principal officer) của corporation. Người nộp có thể chỉ định bên thứ ba (Third Party Designee) nhận EIN; phần chỉ định phải có chữ ký, và thẩm quyền của bên thứ ba chấm dứt khi EIN được cấp.
Tuy nhiên, kênh trực tuyến chỉ dành cho tổ chức có trụ sở kinh doanh chính tại Mỹ và có SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm. Công ty do người ở Việt Nam điều hành thường không đáp ứng, nên quy trình như sau:
Hướng dẫn Form SS-4 yêu cầu mỗi tổ chức chỉ dùng một kênh để tránh bị cấp hai EIN; nhà đầu tư lập nhiều công ty cùng lúc cũng cần tính đến giới hạn một EIN mỗi ngày cho mỗi người chịu trách nhiệm.
4.1. Thời gian trả kết quả và lệ phí
IRS không thu phí cấp EIN. Hồ sơ fax thường có kết quả trong 4 ngày làm việc; hồ sơ thư khoảng 4 tuần, và IRS khuyến nghị gửi Form SS-4 ít nhất 4 đến 5 tuần trước khi cần dùng EIN. Kênh điện thoại quốc tế không có thời hạn công bố riêng.
4.2. Thông báo CP 575 và Letter 147C
Khi cấp EIN, IRS gửi thông báo xác nhận thuộc nhóm CP 575, chứng từ ngân hàng và đối tác thường yêu cầu. Khi thất lạc, IRS hướng dẫn các cách sau:
a) gọi Business & Specialty Tax Line số 800-829-4933 (thứ Hai đến thứ Sáu, 7h00–19h00 giờ địa phương) đề nghị cấp Letter 147C; IRS xác minh danh tính và chỉ cung cấp cho người có thẩm quyền;
b) đề nghị cấp bảng thông tin tổ chức (entity transcript);
c) người dùng đủ điều kiện của Business Tax Account tải CP 575 điện tử, có giá trị thay thế CP 575 gốc và Letter 147C.
4.3. Khi nào cần EIN mới
Tiếp đến, công ty thường phải xin EIN mới khi thay đổi chủ sở hữu hoặc cấu trúc tổ chức; đổi tên, địa chỉ hoặc người chịu trách nhiệm không cần EIN mới, nhưng thay đổi người chịu trách nhiệm phải báo bằng Form 8822-B trong 60 ngày.
LLC một thành viên mặc định được bỏ qua (disregarded entity) cho mục đích thuế thu nhập. Tuy nhiên, theo Treas. Reg. §301.7701-2(c)(2)(vi), thực thể này nếu do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ được phân loại là corporation cho mục đích Section 6038A Bộ luật Thuế vụ (IRC). Hướng dẫn Form SS-4 vì vậy quy định cách ghi riêng:
a) dòng 9a: chọn ô “Other” và ghi “Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472”;
b) dòng 10: ghi lý do “Foreign-owned U.S. disregarded entity filing Form 5472”.
Theo đó, EIN là số định danh để LLC nộp Form 1120 pro forma kèm Form 5472 hằng năm, gửi fax tới 855-887-7737 hoặc gửi thư tới bộ phận chuyên trách của IRS tại Ogden, Utah. Section 6038A(d)(1) IRC quy định mức phạt 25.000 USD cho mỗi năm thuế không nộp. Phạm vi giao dịch phải báo cáo và hạn nộp được phân tích tại bài thuế công ty tại Mỹ do người nước ngoài sở hữu.
Với kênh điện thoại, fax và thư, người chịu trách nhiệm không cần SSN hoặc ITIN; dòng 7b được ghi “Foreign” hoặc “N/A”. SSN hoặc ITIN chỉ là điều kiện của kênh trực tuyến.
ITIN là mã số 9 chữ số IRS cấp cho cá nhân có mục đích thuế liên bang nhưng không đủ điều kiện được cấp SSN, xin bằng Form W-7. Nhu cầu ITIN của chủ sở hữu Việt Nam phát sinh từ nghĩa vụ thuế của chính cá nhân, như kê khai Form 1040-NR khi có thu nhập gắn liền thực tế với hoạt động kinh doanh tại Mỹ, không phải từ thủ tục xin EIN. Trên Form 5472, IRS cho phép ghi mã số thuế nước ngoài (FTIN) của chủ sở hữu nếu có. Yêu cầu của ngân hàng về mã số thuế chủ sở hữu xem bài mở tài khoản ngân hàng tại Mỹ cho công ty.
7.1. Sai sót thường gặp
Qua rà soát hướng dẫn của IRS, các sai sót phổ biến gồm:
a) ghi công ty mẹ, đơn vị dịch vụ hoặc người đứng tên hộ làm người chịu trách nhiệm;
b) bỏ trống dòng 7b thay vì ghi “Foreign” hoặc “N/A”;
c) ghi tên công ty khác với tên trên giấy tờ thành lập, hoặc nộp Form SS-4 khi bang chưa chấp thuận hồ sơ;
d) chọn sai loại tổ chức tại dòng 9a, nhất là không ghi rõ LLC thuộc sở hữu nước ngoài nộp Form 5472;
đ) nộp đồng thời qua nhiều kênh, dẫn đến một công ty có hai EIN;
e) không lưu CP 575 và không báo thay đổi người chịu trách nhiệm bằng Form 8822-B.
7.2. Tác động theo nhóm chủ thể
Từ đây phát sinh những tác động khác nhau đối với từng nhóm:
a) cá nhân Việt Nam lập LLC một thành viên: EIN mở ra nghĩa vụ Form 5472 hằng năm, kể cả khi LLC chưa có doanh thu;
b) doanh nghiệp Việt Nam lập công ty con: việc chọn cá nhân làm người chịu trách nhiệm cần thống nhất với cơ cấu quản trị và hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi nộp cho ngân hàng;
c) nhà đầu tư lập nhiều công ty: giới hạn một EIN mỗi ngày và thời gian xử lý ảnh hưởng đến kế hoạch mở tài khoản, chuyển vốn.
7.3. Khuyến nghị
Trên cơ sở đó, 7SLAW cho rằng Form SS-4 nên được xem là hồ sơ thuế đầu tiên của công ty, vì thông tin khai tại đây được IRS dùng để đối chiếu các tờ khai về sau. Luật 7S khuyến nghị chuẩn bị Form SS-4 song song với hồ sơ thành lập, thống nhất người chịu trách nhiệm với người ký tại ngân hàng, và lập lịch nộp Form 5472 ngay khi nhận EIN.
Ý kiến luật sư
“Với công ty Mỹ của nhà đầu tư Việt Nam, dòng 7a và dòng 9a trên Form SS-4 thường quyết định hồ sơ thuế của công ty sẽ được IRS theo dõi ra sao trong nhiều năm; khai đúng ngay từ đầu ít tốn kém hơn nhiều so với điều chỉnh về sau.” – Luật sư Nguyễn Hữu Hiệp, Giám đốc Công ty Luật TNHH 7S.
8.1. Cá nhân Việt Nam sở hữu LLC tại Wyoming
Ông A, cư trú tại Việt Nam, không có SSN hay ITIN, thành lập LLC một thành viên tại Wyoming. Sau khi bang chấp thuận, ông A điền Form SS-4: dòng 7b ghi “Foreign”, dòng 9a ghi “Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472”, rồi gửi fax tới 304-707-9471. Kết quả thường được gửi lại trong 4 ngày làm việc. Năm sau, LLC dùng EIN này để nộp Form 1120 pro forma kèm Form 5472 cho khoản vốn ông A đã góp.
8.2. Doanh nghiệp Việt Nam sở hữu corporation tại Delaware
Công ty B tại Việt Nam sở hữu 100% một corporation tại Delaware. Dòng 7a Form SS-4 ghi tên Tổng giám đốc Công ty B, cá nhân kiểm soát công ty con, không ghi Công ty B. Khi Công ty B bổ nhiệm Tổng giám đốc mới, corporation giữ nguyên EIN nhưng nộp Form 8822-B trong 60 ngày để cập nhật người chịu trách nhiệm.
a) Xin EIN cho công ty tại Mỹ có mất phí không?
Không. IRS cấp EIN miễn phí qua mọi kênh; chi phí phát sinh, nếu có, là phí thuê bên thứ ba hoặc cước gọi quốc tế.
b) Người Việt Nam có xin EIN trực tuyến được không?
Thường là không, vì kênh trực tuyến yêu cầu trụ sở kinh doanh chính tại Mỹ và SSN hoặc ITIN của người chịu trách nhiệm. Công ty nộp Form SS-4 qua điện thoại 267-941-1099, fax hoặc thư.
c) Mất thông báo CP 575 thì làm thế nào?
Công ty có thể gọi 800-829-4933 đề nghị cấp Letter 147C, xin entity transcript, hoặc tải CP 575 điện tử nếu đủ điều kiện dùng Business Tax Account.
d) Đổi người điều hành có phải xin EIN mới không?
Không. Thay đổi người chịu trách nhiệm chỉ cần báo IRS bằng Form 8822-B trong 60 ngày; EIN mới thường chỉ cần khi thay đổi chủ sở hữu hoặc cấu trúc tổ chức.
Phạm vi nội dung và dịch vụ
Bài viết là nội dung nghiên cứu của Luật 7S về pháp luật và thủ tục tại Hoa Kỳ, được tổng hợp từ nguồn công bố của cơ quan nhà nước Hoa Kỳ và Việt Nam tại thời điểm cập nhật; nội dung không phải ý kiến tư vấn pháp luật Hoa Kỳ cho trường hợp cụ thể. Các dịch vụ thực hiện tại Hoa Kỳ do pháp nhân đối tác của Luật 7S được thành lập và hoạt động tại Hoa Kỳ cung cấp. Luật 7S giới thiệu, phối hợp với đối tác và thực hiện các thủ tục phía Việt Nam, gồm đăng ký đầu tư ra nước ngoài và đăng ký giao dịch ngoại hối.
Tác giả: Ms. Ruby 7S
| STT | Văn bản / nguồn | Căn cứ |
|---|---|---|
| 1 | IRS – Instructions for Form SS-4 (Rev. 12/2025) | Dòng 7b: “Enter “foreign” or N/A on line 7b if the responsible party doesn’t have and is ineligible to obtain an SSN or ITIN.” (Ghi “foreign” hoặc N/A nếu người chịu trách nhiệm không có và không đủ điều kiện được cấp SSN hoặc ITIN.) Giới hạn: “EIN issuances are limited to one per responsible party, per day.” (Mỗi người chịu trách nhiệm chỉ được cấp một EIN mỗi ngày.) |
| 2 | IRS – Employer Identification Number; Get an EIN | Fax: “you can receive your EIN by fax generally within 4 business days” (thường nhận EIN qua fax trong 4 ngày làm việc). Lệ phí: “You never have to pay a fee for an EIN.” (Không phải trả phí để được cấp EIN.) |
| 3 | IRS – About Form 8822-B | Thay đổi người chịu trách nhiệm: “Changes in responsible parties must be reported to the IRS within 60 days.” (Thay đổi người chịu trách nhiệm phải báo cho IRS trong 60 ngày.) |
| 4 | 26 CFR §301.7701-2 | Khoản (c)(2)(vi)(A): “is treated as an entity separate from its owner and classified as a corporation for purposes of section 6038A” (được coi là thực thể tách biệt với chủ sở hữu và phân loại là corporation cho mục đích Section 6038A), khi là thực thể Mỹ do một người nước ngoài sở hữu toàn bộ. |
| 5 | Internal Revenue Code, Section 6038A; IRS – Instructions for Form 5472 | Section 6038A(d)(1): Nội dung được trình bày tại phần tương ứng của bài viết. |
| 6 | IRS – ITIN | Đối tượng: “You need an ITIN if you have a federal tax purpose and you’re not eligible for an SSN.” (Cần ITIN nếu có mục đích thuế liên bang và không đủ điều kiện được cấp SSN.) |
Bài viết cung cấp thông tin pháp lý tại thời điểm cập nhật và không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.
Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn
Thủ tục đăng ký nhãn hiệu 2026: hồ sơ, thời hạn và lệ phí theo Luật mới
Mẫu Giấy ủy quyền và Biên bản họp Hội đồng thành viên
Cẩm nang Kinh doanh tại Singapore 2026 (PDF 92 trang)
Chuyển lợi nhuận từ công ty tại Mỹ về Việt Nam và thuế
Đăng ký đầu tư ra nước ngoài khi mở công ty tại Mỹ
