Thủ tục xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô 2026

Cập nhật: 10/10/2026

(Luat7s.com) – Từ ngày 15/9/2026, hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô được tiếp nhận và cập nhật trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, với cơ quan cấp là Sở Xây dựng và thời hạn giải quyết 04 ngày làm việc. Luật Đường bộ số 35/2024/QH15 ngày 27/6/2024 nghiêm cấm kinh doanh vận tải bằng xe ô tô khi không có giấy phép; Nghị định số 158/2024/NĐ-CP ngày 18/12/2024 của Chính phủ quy định điều kiện kinh doanh và việc cấp, thu hồi giấy phép. Khung pháp lý này tiếp tục được hoàn thiện trong năm 2026 khi Chính phủ ban hành Nghị định số 218/2026/NĐ-CP ngày 19/6/2026 sửa đổi Nghị định số 158/2024/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/8/2026. Đáng chú ý, thủ tục không chỉ được rút ngắn thời hạn, mà còn bỏ việc cấp lại giấy phép do mất, hư hỏng.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây tóm tắt thủ tục; từng nội dung được phân tích ở các mục tiếp theo.

1. Đối tượng phải có giấy phép và điều kiện kinh doanh

Trước hết, cần xác định đúng đối tượng phải xin phép, vì không phải mọi hoạt động chở người, chở hàng bằng xe ô tô đều là kinh doanh vận tải. Về mặt pháp lý, kinh doanh vận tải bằng xe ô tô mà không có giấy phép kinh doanh vận tải theo quy định, hoặc kinh doanh không đúng nội dung giấy phép, là hành vi bị nghiêm cấm (khoản 5 Điều 7 Luật Đường bộ số 35/2024/QH15).

Ở góc độ đầu tư, kinh doanh vận tải đường bộ thuộc danh mục ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo Nghị quyết số 66.17/2026/NQ-CP ngày 15/5/2026 và Luật số 24/2026/QH16. Vị trí của ngành trong từng danh mục được tổng hợp tại trang tra cứu giấy phép con 2026 theo ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Đối với điều kiện kinh doanh, đơn vị vận tải phải đáp ứng đồng thời:

a) Là doanh nghiệp, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký ngành, nghề vận tải đường bộ;

b) Có bộ phận quản lý an toàn, người trực tiếp điều hành vận tải và nhân sự giám sát lái xe, phương tiện (khoản 1 Điều 11 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP);

c) Với tuyến cố định, xe buýt, xe taxi và vận tải hàng hóa bằng xe đầu kéo, xe kéo rơ moóc, người điều hành phải có trình độ chuyên môn về vận tải, tối thiểu là chứng chỉ sơ cấp chuyên ngành vận tải; loại hình khác có thể thay bằng kinh nghiệm làm việc tại đơn vị kinh doanh vận tải tối thiểu 03 năm, hoặc người điều hành là chủ hộ kinh doanh, người đại diện theo pháp luật (khoản 2 Điều 11 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP, đã được sửa đổi);

d) Phương tiện đáp ứng điều kiện theo từng loại hình kinh doanh quy định từ Điều 13 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP; xe được lắp và duy trì thiết bị giám sát hành trình, thiết bị ghi nhận hình ảnh người lái xe theo pháp luật về trật tự, an toàn giao thông đường bộ.

Xét riêng về lái xe, đơn vị chỉ sử dụng lái xe đã được tập huấn nghiệp vụ tối thiểu 24 giờ, định kỳ không quá 05 năm (Điều 12 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP).

2. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép kinh doanh vận tải

Về mặt hồ sơ, quyết định công bố thủ tục hành chính lĩnh vực đường bộ của Bộ Xây dựng, có hiệu lực từ ngày 10/8/2026, công bố thủ tục cấp giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô (mã 1.000703) theo Nghị định số 158/2024/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 218/2026/NĐ-CP. Đơn vị nộp 01 bộ hồ sơ gồm:

a) Giấy đề nghị cấp giấy phép kinh doanh theo mẫu tại Phụ lục I Nghị định số 218/2026/NĐ-CP, bản chính hoặc biểu mẫu điện tử;

b) Bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử văn bằng, chứng chỉ của người trực tiếp điều hành vận tải;

c) Văn bản hoặc tài liệu chứng minh kinh nghiệm làm việc tại đơn vị kinh doanh vận tải tối thiểu 03 năm của người điều hành khi được thay văn bằng, trừ trường hợp người điều hành là chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện theo pháp luật;

d) Quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận quản lý an toàn;

đ) Quyết định giao nhiệm vụ đối với người trực tiếp điều hành hoạt động vận tải.

Điểm cần lưu ý là hồ sơ không gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, vì Sở Xây dựng tự kiểm tra trên cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp chưa có ngành, nghề vận tải cần bổ sung ngành, nghề trong đăng ký kinh doanh trước.

Đối với cấp lại (mã 2.002286) khi thay đổi nội dung ghi trên giấy phép, đơn vị nộp giấy đề nghị kèm tài liệu chứng minh sự thay đổi; khi giấy phép bị thu hồi, đơn vị nộp hồ sơ như cấp mới kèm tài liệu chứng minh việc khắc phục vi phạm quy định tại điểm a, điểm d khoản 6 Điều 21 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP. Đáng chú ý, thủ tục cấp lại giấy phép do mất hoặc hỏng (mã 2.002287) đã được bãi bỏ từ ngày 10/8/2026.

3. Quy trình cấp giấy phép từng bước

Từ góc độ triển khai, thủ tục gồm bốn bước.

4. Thời hạn, chi phí và các mốc pháp lý

Về mặt thời hạn, 04 ngày làm việc chỉ bắt đầu tính từ khi hồ sơ đầy đủ, đúng quy định; nếu phải sửa đổi, bổ sung, thời điểm nhận kết quả phụ thuộc vào thời điểm doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ.

Về mặt chi phí, thủ tục được công bố không có phí, lệ phí; chi phí chủ yếu nằm ở thiết bị trên xe, nhân sự điều hành và tập huấn lái xe.

Đồng thời, doanh nghiệp cần theo dõi ba mốc pháp lý:

a) Ngày 10/8/2026: Nghị định số 218/2026/NĐ-CP có hiệu lực, thời hạn cấp giấy phép là 04 ngày làm việc và thủ tục cấp lại do mất, hỏng bị bãi bỏ;

b) Ngày 15/9/2026: hồ sơ được tiếp nhận và cập nhật trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia;

c) Ngày 01/3/2027: Luật số 24/2026/QH16 ngày 24/8/2026 có hiệu lực; kinh doanh vận tải đường bộ tiếp tục thuộc danh mục ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện tại Phụ lục IV Luật Đầu tư.

5. Lưu ý

Từ các quy định đã phân tích, Luật 7S đánh giá tác động theo ba nội dung dưới đây.

5.1. Chế tài và rủi ro pháp lý

Vấn đề đặt ra là giấy phép phải được giữ đúng khi hoạt động. Khoản 6 Điều 21 Nghị định số 158/2024/NĐ-CP quy định các trường hợp thu hồi; đơn vị bị thu hồi chỉ được cấp lại khi chứng minh đã khắc phục vi phạm. Theo đó, hai nhóm rủi ro cần kiểm soát từ đầu là:

a) Thông tin, tài liệu trong hồ sơ không phản ánh đúng thực tế về người điều hành, bộ phận quản lý an toàn;

b) Làm gián đoạn hoạt động hoặc làm sai lệch dữ liệu của thiết bị giám sát hành trình, thiết bị ghi nhận hình ảnh người lái xe, là hành vi bị nghiêm cấm (khoản 18 Điều 9 Luật Trật tự, an toàn giao thông đường bộ, đã được sửa đổi, bổ sung).

5.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Từ đây phát sinh ba nhóm tác động:

a) Doanh nghiệp mới: yêu cầu người điều hành có chuyên môn vận tải đối với tuyến cố định, xe buýt, taxi, xe đầu kéo có thể là điểm nghẽn nếu không bố trí nhân sự từ trước;

b) Đơn vị đang hoạt động: mọi thay đổi nội dung ghi trên giấy phép phải làm thủ tục cấp lại;

c) Đơn vị sử dụng xe không thuộc sở hữu: giấy tờ về quyền sử dụng xe cần thể hiện rõ quyền điều hành phương tiện.

5.3. Khuyến nghị

Trên cơ sở đó, 7SLAW cho rằng doanh nghiệp nên chuẩn bị điều kiện thực chất trước giấy tờ: chọn người điều hành đúng loại hình, ban hành quy chế an toàn, kiểm tra thiết bị từng xe. Doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn gói có thể tham khảo dịch vụ xin giấy phép kinh doanh vận tải của Luật 7S.

6. Ví dụ tình huống

Để minh họa cách áp dụng các quy định trên, dưới đây là hai tình huống giả định.

Tình huống 1: Công ty mới kinh doanh vận tải hàng hóa. Công ty A (giả định) sử dụng 05 xe tải thuê và giao Giám đốc, đồng thời là người đại diện theo pháp luật, làm người điều hành. Vì vận tải hàng hóa bằng xe tải thông thường không thuộc nhóm bắt buộc người điều hành có chuyên môn vận tải, người đại diện theo pháp luật được trực tiếp điều hành mà không cần chứng minh 03 năm kinh nghiệm. Sở Xây dựng xem xét hồ sơ trong 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Tình huống 2: Hợp tác xã mở thêm loại hình taxi. Hợp tác xã B (giả định) đã có giấy phép vận tải hàng hóa và muốn bổ sung loại hình taxi. Đây là thay đổi nội dung ghi trên giấy phép, nên hợp tác xã làm thủ tục cấp lại kèm tài liệu chứng minh sự thay đổi. Điểm cần lưu ý là với taxi, kinh nghiệm 03 năm hay tư cách người đại diện không thay được trình độ chuyên môn về vận tải của người điều hành.

7. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được từ doanh nghiệp về giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô.

a) Khi nào phải làm thủ tục cấp lại giấy phép kinh doanh vận tải?

Giấy phép được cấp lại khi thay đổi nội dung ghi trên giấy phép, hoặc sau khi bị thu hồi và đơn vị đã khắc phục vi phạm; từ ngày 10/8/2026, không còn cấp lại do mất hoặc hỏng.

b) Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có được kinh doanh vận tải bằng xe ô tô không?

Có thể, nhưng nhà đầu tư nước ngoài còn phải đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường theo pháp luật về đầu tư và cam kết quốc tế. Thông tin về thành lập doanh nghiệp có tại bài thủ tục thành lập công ty 2026; các giấy phép khác có tại trang dịch vụ cấp giấy phép kinh doanh.

Tác giả: LS. Hoàng Thị Thương

8. Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Bài viết cung cấp thông tin pháp luật tại thời điểm cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể; quy định có thể thay đổi sau ngày cập nhật.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn