Dịch vụ Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Từ 11/9/2026, giấy tờ công của khoảng 125 quốc gia thành viên Công ước chỉ cần Apostille là được dùng tại Việt Nam; giấy tờ từ Đức, Áo, Séc và nước ngoài Công ước vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Công ty Luật TNHH 7S tư vấn chọn đúng con đường, nộp hồ sơ thay, lo dịch và chứng thực cho hồ sơ giấy phép lao động, đầu tư.

1. Dịch vụ phù hợp với ai

Dịch vụ dành cho tổ chức, cá nhân có giấy tờ nước ngoài cần dùng tại Việt Nam, hoặc giấy tờ Việt Nam cần dùng ở nước ngoài:

a) Doanh nghiệp tuyển người lao động nước ngoài: bằng cấp, phiếu lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm cấp ở nước ngoài để xin giấy phép lao động, thẻ tạm trú;

b) Nhà đầu tư nước ngoài lập công ty FDI: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trích lục đăng ký thương mại, báo cáo tài chính, nghị quyết đầu tư, giấy ủy quyền của công ty mẹ;

c) Doanh nghiệp Đức, Áo, Séc và nước ngoài Công ước: vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự sau 11/9/2026 và cần người nộp thay tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh;

d) Cá nhân Việt Nam dùng giấy tờ ở nước ngoài: phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, văn bản công chứng cần Apostille hoặc chứng nhận lãnh sự để đi lao động, du học, kết hôn, định cư.

2. Phạm vi công việc

Luật 7S không phải cơ quan cấp Apostille, không hợp pháp hóa lãnh sự và không công chứng. Hai việc đó thuộc thẩm quyền của Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, UBND cấp tỉnh được phân cấp) và của cơ quan chứng thực theo pháp luật. Phần việc của Luật 7S gồm:

a) Tư vấn xác định con đường pháp lý cho từng giấy tờ: Apostille, hợp pháp hóa lãnh sự hay được miễn theo điều ước quốc tế, căn cứ nước cấp, loại giấy tờ và cơ quan sẽ tiếp nhận tại Việt Nam;

b) Rà soát giấy tờ trước khi nộp: giấy tờ công hay giấy tờ tư (giấy tờ tư phải được công chứng, chứng thực ở nước cấp trước); tình trạng tẩy xóa, hiệu lực, chữ ký số với bản điện tử; các trường hợp không được cấp chứng nhận theo Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP;

c) Chuẩn bị tờ khai, bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh phục vụ hợp pháp hóa lãnh sự (bản dịch này không phải chứng thực theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 11/2025/TT-BNG; người nộp tự chịu trách nhiệm);

d) Nộp hồ sơ và nhận kết quả thay khách hàng. Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP và Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP cho phép cá nhân, tổ chức đề nghị cấp chứng nhận cho giấy tờ của người khác mà không cần giấy ủy quyền. Luật 7S vẫn ký hợp đồng dịch vụ và biên bản bàn giao bản chính để bảo đảm trách nhiệm hai bên;

đ) Sau khi có Apostille hoặc tem hợp pháp hóa: dịch sang tiếng Việt, thu xếp chứng thực chữ ký người dịch tại cơ quan có thẩm quyền (Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; Luật Công chứng 2024 đã bỏ công chứng bản dịch từ 01/7/2025), chứng thực bản sao, rồi lắp vào hồ sơ giấy phép lao động, thẻ tạm trú, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, kết hôn, nhận con nuôi;

e) Chiều ngược lại: giấy tờ công Việt Nam cần dùng ở nước ngoài (lý lịch tư pháp, bằng cấp, giấy khai sinh, văn bản công chứng, giấy tờ doanh nghiệp đã chứng thực) – tư vấn chọn Apostille hay chứng nhận lãnh sự theo nước sử dụng và nộp thay.

Không thuộc phạm vi: việc cấp, từ chối, xác minh chứng nhận thuộc cơ quan có thẩm quyền theo Điều 14, 15, 18 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; Luật 7S không cam kết kết quả cấp chứng nhận. Phần dịch thuật khối lượng lớn và xác nhận bản dịch được thực hiện theo dịch vụ dịch thuật pháp lý, xác nhận bản dịch với báo phí riêng.

3. Quy trình thực hiện

Luật 7S thực hiện theo năm bước; mỗi bước có đầu ra bằng văn bản để khách hàng theo dõi.

4. Thời gian làm việc và kết quả bàn giao

Thời hạn dưới đây là thời hạn luật định, tính từ ngày cơ quan cấp nhận đủ hồ sơ hợp lệ và không tính thời gian xác minh.

Thời gian thực tế phụ thuộc số lượng giấy tờ, kết quả đối chiếu mẫu chữ ký, con dấu và thời gian xin Apostille ở nước cấp. Luật 7S báo tiến độ theo từng mốc và không cam kết thời điểm có kết quả. Kết quả bàn giao gồm:

a) Văn bản xác định con đường pháp lý cho từng giấy tờ (Bước 1);

b) Bản chính giấy tờ đã có Apostille hoặc tem hợp pháp hóa lãnh sự, kèm biên lai phí nhà nước;

c) Bản dịch tiếng Việt đã chứng thực chữ ký người dịch và bản sao chứng thực theo số lượng khách yêu cầu;

d) Biên bản bàn giao bản chính và bộ hồ sơ sẵn nộp cho thủ tục đích.

5. Phí dịch vụ và lệ phí nhà nước

Lệ phí nhà nước thu theo Thông tư 157/2016/TT-BTC, còn hiệu lực tại ngày cập nhật 15/10/2026; khách hàng kiểm tra lại tại thời điểm nộp.

Phí dịch vụ của Luật 7S được báo riêng theo từng hồ sơ sau khi phân loại giấy tờ ở Bước 1. Mức phí chưa gồm 8% thuế giá trị gia tăng, lệ phí nhà nước, phí dịch thuật, phí chứng thực chữ ký người dịch, chứng thực bản sao, cước bưu chính quốc tế và chi phí đi lại ngoài Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh. Các yếu tố quyết định mức phí:

6. Giấy tờ và thông tin khách hàng cần cung cấp

Để bắt đầu, khách hàng gửi bản chụp để Luật 7S phân loại; bản chính chỉ gửi sau khi có văn bản xác định con đường.

7. Cơ sở pháp lý

Các văn bản dưới đây còn hiệu lực tại ngày cập nhật 15/10/2026.

8. Năng lực của Luật 7S

Công ty Luật TNHH 7S tư vấn đầu tư nước ngoài, giấy phép cho người nước ngoài và đăng ký doanh nghiệp tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Giấy tờ nước ngoài là khâu đầu vào của hầu hết hồ sơ mà Luật 7S thực hiện: giấy phép lao động, thẻ tạm trú, thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài và đăng ký doanh nghiệp cho nhà đầu tư nước ngoài. Luật 7S am hiểu thực tiễn tiếp nhận hồ sơ tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh được phân cấp, và xử lý nhanh khi hồ sơ cần bổ sung.

Luật 7S theo dõi và cập nhật quy định về Apostille ngay từ khi Nghị định 293/2026/NĐ-CP được ban hành; các bài hướng dẫn tại mục 12 là tài liệu Luật 7S dùng chung với khách hàng khi chuẩn bị hồ sơ.

9. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi Luật 7S thường nhận được về Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự.

a) Apostille là gì, khác hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ dán hoặc gắn lên giấy tờ công, xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu; một lần chứng nhận có giá trị tại mọi nước thành viên Công ước. Hợp pháp hóa lãnh sự là hai lớp chứng nhận (cơ quan ngoại giao nước cấp rồi Bộ Ngoại giao Việt Nam) và chỉ có giá trị tại Việt Nam. Cả hai đều không xác nhận nội dung giấy tờ (khoản 2 Điều 4 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).

b) Giấy tờ đã có Apostille còn phải hợp pháp hóa lãnh sự không?

Không. Giấy tờ công của quốc gia thành viên đã có Apostille hợp lệ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và được sử dụng tại Việt Nam mà không phải thực hiện thêm thủ tục chứng nhận nào (Điều 25 Nghị định 293/2026/NĐ-CP), trừ các trường hợp bị từ chối tiếp nhận tại Điều 26 (giả mạo, cấp sai thẩm quyền, trái trật tự công cộng, đã bị thu hồi).

c) Giấy tờ từ Đức, Áo, Séc xử lý thế nào?

Ba nước này đã phản đối việc Việt Nam gia nhập theo Điều 12 Công ước (Đức 20/5/2026, Áo 19/6/2026, Séc 02/7/2026, theo bảng tình trạng trên hcch.net). Công ước không có hiệu lực giữa Việt Nam và ba nước này, nên giấy tờ vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự như trước 11/9/2026. Với Séc, một số giấy tờ dân sự, hình sự có thể được miễn theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982; cần đối chiếu Cục Lãnh sự trước khi nộp.

d) Apostille có thay bản dịch, công chứng không?

Không. Giấy tờ có Apostille không lập bằng tiếng Việt vẫn phải được dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải được công chứng hoặc chứng thực (Điều 27 Nghị định 293/2026/NĐ-CP). Từ 01/7/2025, công chứng viên không công chứng bản dịch; bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch theo pháp luật về chứng thực.

đ) Luật 7S có cấp Apostille không? Nộp thay có cần giấy ủy quyền?

Luật 7S không cấp Apostille và không hợp pháp hóa lãnh sự; cơ quan cấp là Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh thuộc Bộ Ngoại giao. Luật 7S tư vấn, chuẩn bị hồ sơ và nộp thay. Việc nộp thay không cần giấy ủy quyền (Điều 7 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; Điều 6 Nghị định 111/2011/NĐ-CP); người nộp chịu trách nhiệm pháp lý về việc nộp.

e) Ở Hà Nội nộp ở đâu, có nộp online được không?

Hà Nội không thuộc diện phân cấp theo Thông tư 03/2026/TT-BNG, nên hồ sơ nộp tại Cục Lãnh sự (40 Trần Phú) hoặc qua bưu chính. Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử đã có cơ sở pháp lý (Điều 15a Nghị định 111/2011/NĐ-CP; Điều 12 Nghị định 293/2026/NĐ-CP); e-Apostille chỉ cấp khi Hệ thống thông tin Apostille vận hành theo công bố của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (điểm c khoản 4 Điều 36).

g) Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước 11/9/2026 còn dùng được không?

Còn. Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Công ước có hiệu lực vẫn có giá trị; hồ sơ chứng nhận lãnh sự nộp trước 11/9/2026 tiếp tục giải quyết theo quy định cũ; người được cấp có thể xin Apostille cho giấy tờ đã chứng nhận lãnh sự mà không cần cấp lại bản gốc (Điều 36 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).

h) Giấy tờ thương mại, hóa đơn, chứng từ hải quan có được Apostille không?

Không. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan bị loại trừ (khoản 1 Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP; Điều 1 Công ước). Với các giấy tờ này vẫn dùng chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan tiếp nhận yêu cầu (Điều 35).

10. Lưu ý

Theo quan sát của Luật 7S, nộp sai con đường (Apostille thay vì hợp pháp hóa, hoặc ngược lại) là một trong những lý do thường gặp khiến hồ sơ giấy phép lao động bị trả về từ 11/9/2026. Ba điểm cần giữ: xác định con đường theo nước cấp giấy tờ, không theo quốc tịch; chứng nhận trên bản gốc trước rồi mới dịch; phiếu lý lịch tư pháp chỉ có giá trị 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ giấy phép lao động. Luật 7S không cam kết kết quả cấp chứng nhận; việc cấp, từ chối, xác minh thuộc cơ quan có thẩm quyền.

11. Liên hệ Luật 7S

Luật sư phụ trách: LS. Nguyễn Hữu Hiệp

Biên soạn: Trần Huyền Trang

12. Bài viết hướng dẫn

Luật 7S biên soạn bốn bài hướng dẫn để khách hàng tự kiểm tra trước khi gửi giấy tờ:

a) Apostille tại Việt Nam từ 11/9/2026: giấy tờ nào, nộp ở đâu, lệ phí, thời hạn (Nghị định 293/2026);

b) Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự? Cách xác định theo nước cấp giấy tờ (có Đức, Áo, Séc);

c) Hợp pháp hóa, Apostille bằng cấp và lý lịch tư pháp để xin giấy phép lao động 2026;

d) Giấy tờ công ty mẹ nước ngoài để lập công ty FDI: Apostille, dịch, chứng thực.

13. Dịch vụ liên quan

a) Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài – thủ tục chung xem bài giấy phép lao động cho người nước ngoài;

b) Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài;

c) Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài;

d) Dịch vụ làm lý lịch tư pháp và dịch thuật pháp lý, xác nhận bản dịch.

Bài viết cung cấp thông tin pháp luật tại thời điểm cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể; quy định có thể thay đổi sau ngày cập nhật.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn