Thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026: Hồ sơ, thời hạn, chi phí và mức phạt

Cập nhật: 10/11/2026

(Luat7s.com) – Doanh nghiệp đổi trụ sở, người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ hay ngành nghề kinh doanh phải đăng ký hoặc thông báo thay đổi trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Từ ngày 21/7/2026, Nghị định số 288/2026/NĐ-CP nâng mức phạt chậm đăng ký; từ ngày 23/7/2026, Nghị định số 296/2026/NĐ-CP cho phép cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác cơ sở dữ liệu thay cho bản sao một số giấy tờ. Đáng chú ý, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 phải bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ngay tại lần đăng ký, thông báo thay đổi gần nhất.

Để tiện theo dõi, bảng dưới đây tóm tắt các nội dung chính của thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh; từng nội dung được phân tích ở các mục tiếp theo.

1. Những thay đổi nào phải đăng ký, thông báo hay chỉ cập nhật

Không phải mọi thay đổi của doanh nghiệp đều phải xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Để chọn đúng thủ tục, trước hết cần phân biệt ba nhóm: nội dung phải đăng ký, nội dung chỉ cần thông báo và nội dung chỉ cần cập nhật.[2]Điều 28, khoản 1 Điều 30, khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15; Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP.

1.1. Đăng ký thay đổi (cấp Giấy chứng nhận mới)

a) Tên doanh nghiệp;

b) Địa chỉ trụ sở chính;

c) Người đại diện theo pháp luật;

d) Thành viên công ty TNHH, chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên, thành viên hợp danh, chủ doanh nghiệp tư nhân;

e) Vốn điều lệ, vốn đầu tư của doanh nghiệp tư nhân.

1.2. Thông báo thay đổi

a) Ngành, nghề kinh doanh;

b) Cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần chưa niêm yết;

c) Chủ sở hữu hưởng lợi;

d) Nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

1.3. Cập nhật thông tin

Số điện thoại, email, website và địa chỉ thay đổi do sắp xếp đơn vị hành chính chỉ cần cập nhật. Với trường hợp địa giới hành chính thay đổi, doanh nghiệp không bắt buộc làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ; chi tiết xem bài thay đổi đăng ký kinh doanh theo địa chỉ mới sau sáp nhập.

Riêng doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, một số thay đổi phải làm thủ tục với cơ quan đăng ký đầu tư trước, chẳng hạn khi nhà đầu tư nước ngoài góp vốn, mua cổ phần thuộc diện phải chấp thuận.

2. Thời hạn thay đổi đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp cần phân biệt hai thời hạn. Thời hạn thứ nhất thuộc về doanh nghiệp: 10 ngày kể từ ngày có thay đổi để đăng ký hoặc thông báo thay đổi.[3]Khoản 2 Điều 31 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.“Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.” Thời hạn thứ hai thuộc về cơ quan nhà nước: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và cấp Giấy chứng nhận mới hoặc thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.[4]Khoản 3 Điều 30 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.“Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.”

Trường hợp thay đổi theo bản án, quyết định của Tòa án hoặc phán quyết của Trọng tài, thời hạn đề nghị đăng ký thay đổi là 15 ngày kể từ ngày bản án, quyết định, phán quyết có hiệu lực.[5]Điểm a khoản 4 Điều 30; khoản 4 Điều 31 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.

Chẳng hạn, Hội đồng thành viên ký quyết định thay người đại diện theo pháp luật ngày 05/8/2026. Thời hạn 10 ngày tính từ thời điểm có thay đổi này, không phải đợi đến khi người đại diện cũ bàn giao xong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ, rà soát thẩm quyền ký và thống nhất nội dung trước khi ban hành nghị quyết, quyết định.

3. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh

Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào nội dung thay đổi và loại hình doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

a) Giấy đề nghị đăng ký hoặc thông báo thay đổi theo Mẫu số 12; riêng thay đổi người đại diện theo pháp luật dùng Mẫu số 13[6]Thông tư số 68/2025/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư số 121/2026/TT-BTC, hiệu lực từ ngày 21/8/2026.;

b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi;

c) Tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung thay đổi.

Bảng dưới đây liệt kê giấy tờ và vấn đề cần chuẩn bị theo từng nội dung thay đổi thường gặp.

Điểm mới cần chú ý là doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 phải bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại lần đăng ký hoặc thông báo thay đổi gần nhất.[7]Khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/6/2025, hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát nội dung này cùng hồ sơ thay đổi để không phải bổ sung nhiều lần; xem thêm bài kiểm tra kê khai chủ sở hữu hưởng lợi.

Bên cạnh đó, từ ngày 23/7/2026, cơ quan đăng ký kinh doanh khai thác cơ sở dữ liệu thay cho bản sao một số giấy tờ và mở rộng việc nộp hồ sơ bằng tài khoản định danh điện tử.[8]Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 23/7/2026. Điều này có nghĩa là thông tin kê khai cần khớp với dữ liệu dân cư và dữ liệu thuế.

4. Chi phí thay đổi đăng ký kinh doanh năm 2026

Chi phí gồm phí, lệ phí nhà nước và phí dịch vụ tư vấn nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ.[9]Thông tư số 47/2019/TT-BTC: lệ phí đăng ký doanh nghiệp 50.000 đồng/lần; phí công bố 100.000 đồng/lần; miễn lệ phí khi đăng ký qua mạng.

Như vậy, một hồ sơ thay đổi nộp trực tuyến, được miễn lệ phí đăng ký và phải công bố nội dung thay đổi thì chi phí nhà nước thông thường là 100.000 đồng. Từ ngày 01/01/2027, nếu không có văn bản mới, lệ phí với hồ sơ giấy trở lại mức 50.000 đồng/lần.

5. Mức phạt khi chậm hoặc không thay đổi đăng ký kinh doanh

Nghị định số 288/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 21/7/2026, đã nâng mức phạt vi phạm thời hạn đăng ký, thông báo thay đổi.[11]Điều 44 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định số 288/2026/NĐ-CP; mức phạt tổng hợp theo Báo Điện tử Chính phủ và Cổng thông tin điện tử tỉnh Hà Tĩnh. Mức xử lý đối với tổ chức như sau:

Mức phạt đối với cá nhân bằng một nửa mức phạt đối với tổ chức.[12]Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị buộc đăng ký thay đổi hoặc bổ sung thông tin. Nói cách khác, nộp phạt không thay thế được nghĩa vụ đăng ký.

6. Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh

Để hồ sơ không bị trả lại và không phát sinh thủ tục bổ sung, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự dưới đây.

7. Đánh giá tác động và lưu ý (nhận định của Luật 7S)

7.1. Rủi ro pháp lý

Rủi ro lớn nhất không nằm ở thủ tục mà ở thời điểm. Mức phạt tính theo số ngày chậm kể từ ngày có thay đổi, nên mỗi tuần chờ hoàn thiện giấy tờ có thể đẩy doanh nghiệp sang khung phạt cao hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 chưa kê khai chủ sở hữu hưởng lợi có thể chịu thêm mức phạt riêng, cao hơn mức phạt nộp chậm.

7.2. Tác động theo nhóm chủ thể

Mỗi nhóm doanh nghiệp chịu tác động khác nhau:

a) Doanh nghiệp nhỏ, giao việc đăng ký cho kế toán hoặc hành chính kiêm nhiệm: dễ chậm hạn vì chỉ bắt đầu làm hồ sơ sau khi đã ký nghị quyết;

b) Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: thời gian thực tế dài hơn do phải làm thủ tục đầu tư trước, trong khi thời hạn 10 ngày vẫn tính từ ngày có thay đổi;

c) Doanh nghiệp thay đổi nhiều nội dung cùng lúc (trụ sở, người đại diện, vốn): một sai sót về thẩm quyền ký có thể khiến cả hồ sơ bị trả lại.

7.3. Khuyến nghị

7SLAW khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện theo thứ tự sau:

a) Chuẩn bị hồ sơ đăng ký song song với dự thảo nghị quyết, để nộp ngay sau khi ký;

b) Rà soát và bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong cùng hồ sơ;

c) Nộp trực tuyến để được miễn lệ phí và theo dõi tiến độ;

d) Khi phát hiện đã quá hạn, xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ và nộp hồ sơ sớm nhất có thể.

8. Ví dụ tình huống

Tình huống dưới đây thường gặp ở doanh nghiệp vừa chuyển văn phòng.

Công ty TNHH B quyết định đổi trụ sở và người đại diện theo pháp luật, nhưng nộp hồ sơ chậm 20 ngày so với hạn. Hành vi này thuộc khung phạt 10–20 triệu đồng đối với tổ chức, và công ty vẫn phải hoàn tất thủ tục thay đổi. Nếu để thêm hơn 10 ngày nữa, mức phạt chuyển sang khung 30–40 triệu đồng.

Trường hợp này, công ty nên nộp ngay hồ sơ trực tuyến, bổ sung thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong cùng hồ sơ nếu thành lập trước ngày 01/7/2025, rồi cập nhật thông tin thuế, hóa đơn và ngân hàng theo trụ sở mới.

9. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là những câu hỏi 7SLAW thường nhận được từ doanh nghiệp về thay đổi đăng ký kinh doanh.

a) Thay đổi đăng ký kinh doanh mất bao lâu?

Cơ quan đăng ký kinh doanh giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu hồ sơ phải sửa đổi hoặc doanh nghiệp FDI phải làm thủ tục đầu tư trước.

b) Chi phí nhà nước cho một lần thay đổi là bao nhiêu?

Nộp trực tuyến được miễn lệ phí đăng ký, doanh nghiệp chỉ nộp phí công bố 100.000 đồng/lần. Nộp hồ sơ giấy thì lệ phí là 25.000 đồng (50% của 50.000 đồng) đến hết 31/12/2026, cộng phí công bố.

c) Có thể thay đổi nhiều nội dung trong cùng một hồ sơ không?

Có thể, nếu các nội dung phát sinh cùng thời điểm và phù hợp trình tự, điều kiện của từng thủ tục. Cách này giúp tiết kiệm thời gian và phí công bố.

d) Doanh nghiệp có thể tự thực hiện không?

Có. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thẩm quyền quyết định, biểu mẫu, thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và thời hạn; sai sót ở các điểm này là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.

e) Quá hạn 10 ngày có còn đăng ký được không?

Doanh nghiệp vẫn phải đăng ký hoặc thông báo thay đổi. Việc nộp muộn không loại trừ trách nhiệm bị xử phạt vi phạm hành chính.

Tác giả: LS. Nguyễn Hữu Hiệp

Phụ lục căn cứ pháp luật

Để tiện tra cứu, các văn bản và điều khoản được dẫn trong bài được tổng hợp tại bảng sau.

Xem thêm: Dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh; Thủ tục tăng, giảm vốn điều lệ 2026; Thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp 2026; Kiểm tra kê khai chủ sở hữu hưởng lợi.

Bài viết tổng hợp quy định pháp luật tại ngày cập nhật, không thay thế ý kiến tư vấn cho từng trường hợp cụ thể.

Liên hệ Luật 7S: 0877 523 888 – lienhe@7slaw.vn – Gửi yêu cầu tư vấn